Der Name PowerPoint impliziert es bereits, dieses Tool ist perfekt für die Visualisierung ausdrucksstarker Inhalte. PowerPoint hilft Ihnen dabei, Ihren Gedanken und Aussagen Gewicht zu verleihen, indem es diese optisch unterstützt. Das Tool dient der Visualisierung Ihres Vortrages – Fließtext ist hier fehl am Platz, der Inhalt soll vorgetragen und nicht abgelesen werden. Durch die optische Unterstützung erzählt Ihre PowerPoint-Präsentation eine Geschichte und hält Ihre zuhörer:innen bei Laune.

Sie wollen eine PowerPoint-Präsentation erstellen? Sie möchten einen guten Aufbau garantieren, der Ihnen viele Möglichkeiten bietet Ihr Publikum zu begeistern? Sie wissen nicht genau wie? Hier finden Sie eine ausführliche Anleitung, die Sie zum Erfolg bringen wird. Vorbereitung ist alles:


Mit diesem Aufbau wird Ihre Präsentation ein Erfolg

Grundsätzlich benötigt eine Präsentation zunächst einmal ein Thema und einen konkreten Anlass, zu dem man die Präsentation erstellt. Mögliche Beispiele:

  • Vertriebspräsentation bei einem Kunden, um Produkte oder Dienstleistungen vorzustellen
  • Vorstellung von Unternehmenszahlen, etwa für die Geschäftsführung
  • Präsentation fürs Mitarbeiter-Onboarding, um neue Kollegen über die wichtigsten Fakten zum Unternehmen aufzuklären
  • Präsentation für Firmenjubiläen
  • Präsentation für Referate in der Schule oder in der Universität
  • Präsentation von Forschungsergebnissen, etwa für einen wissenschaftlichen Kongress
  • U. v. m.

Ganz gleich zu welchem Thema oder zu welchem Anlass, der Präsentationsaufbau und die Struktur sollten immer einem roten Faden folgen. Im schlimmsten Fall kann es sonst passieren, dass Ihnen die Zuhörer:innen nicht folgen können. Das Ziel Ihrer Präsentation, etwa einen neuen Kunden zu gewinnen, würden Sie damit höchstwahrscheinlich verfehlen.

Genug Zeit einplanen

Damit Ihnen dieser Fauxpas nicht passiert, sollten Sie genug Zeit in die Vorbereitung Ihrer PowerPoint-Präsentation investieren. Erstellen Sie sich beispielsweise einen Zeitplan, sobald Sie Ihren Präsentationstermin kennen: Arbeiten Sie täglich 30 Minuten an der Ausarbeitung der anstehenden Präsentation. Bedenken Sie hierbei auch ausreichend Zeit einzuplanen für die Recherche. Orientieren Sie sich hier an der Drittelungsregel: Haben Sie beispielsweise noch 12 Tage Zeit bis zum Vortrag, sollten Sie 4 Tage davon der Recherche und Notizensammlung widmen.

Das heißt: Beschäftigen Sie sich intensiv mit Ihrem Vortragsthema, machen Sie Notizen, sammeln Sie Ideen und Gedanken. Dafür reicht zunächst ein kleines Notizheft, ein Block oder Ihr Smartphone, eben etwas, was Sie griffbereit haben und stets bei sich tragen. Machen Sie es sich einfach. Das Aufschreiben der Notizen sollte Ihren Gedankenfluss fördern und daher so schnell und unkompliziert wie möglich sein.

Ordnung in die Notizen bringen

Haben Sie genug Material zusammen, geht es ans Ordnen. Bringen Sie Struktur in Ihre Aufzeichnungen. Dies machen Sie am besten in Ruhe am PC oder Laptop. Jetzt bilden Sie das Grundgerüst Ihrer Präsentation. Nehmen Sie sich auch hierfür genügend Zeit. (Denken Sie an die 3/3-Regel)

Formulieren Sie anhand der gemachten Notizen Ihren Vortrag aus. Dies hilft Ihnen dann dabei, anschließend die Präsentation zu erstellen. Fragen Sie sich: Welches Ziel verfolgen Sie mit Ihrem Vortrag? Wollen Sie beispielsweise als Startup beim Investor überzeugen oder einen neuen Marketingplan für das kommende Geschäftsjahr vorstellen? Entwickeln Sie auf diese Fragestellung aufbauend eine Kernthese.

Außerdem wichtig: Was wollen Sie bei Ihrem Publikum erreichen? Möchten Sie zum Handeln auffordern (z.B. Produkt kaufen) oder regen Sie lieber eine Diskussion an?


Der richtige Aufbau

Da nun alle Vorbereitungen getroffen wurden, gilt es sich mit dem richtigen Aufbau der PowerPoint-Präsentation zu beschäftigen. Orientieren Sie sich hierbei grob an der Aufmachung:

  • Einleitung
  • Themenkomplex 1
  • Themenkomplex 2
  • Themenkomplex 3
  • Fazit

Denken Sie daran die verschiedenen Präsentationsteile zu proportionieren, die Einleitung sollte in der Regel zwei Folien nicht überschreiten. Die Themenkomplexe bilden den Hauptteil und sollten etwa 70% Ihrer Präsentation ausmachen. So einfach das auch klingen mag, so schwierig ist es, bei der PowerPoint Erstellung auch zu beachten, welche Stilmittel oder Elemente geeignet sind, um die Aufmerksamkeit bei allen zuhörer:innen hochzuhalten. Was sollten Sie demnach bei dem jeweiligen Abschnitt der Präsentation berücksichtigen?

Sehen wir uns dafür einmal dieses Schaubild an:

Was genau heißt das nun für die einzelnen Abschnitte?

1. Einleitung der Präsentation: Neugierig machen

Der Einstieg in eine Präsentation ist für die Präsentationsstruktur sehr wichtig. Ihm muss es gelingen, Interesse bei den Zuhörer:innen zu wecken – und idealerweise Sympathie zu erzeugen. Es gibt in dieser Phase wiederum unterschiedliche Möglichkeiten, in die Präsentation einzusteigen.

  • Der sanfte Einstieg

Bei dieser Form der Einleitung holen Sie die Zuhörer:innen bei ihrem Wissensstand ab und kommen sukzessive zum Kerninhalt Ihrer Präsentation. Ihre ersten Folien sollten deshalb relativ einfach gestaltet und für die Zuhörenden inhaltlich nicht neu sein. Das Publikum sollte zunächst allen Punkten zustimmen und folgen können, bis Sie schließlich zum Hauptthema kommen. Im ersten Schritt beschreiben Sie hier die Ist-Situation, im zweiten Schritt die Komplikation und im dritten Schritt erörtern Sie die Frage, wie man nun auf diese Herausforderung am besten reagieren könnte.

  • Der Einstieg mit Überraschungseffekt

Bei dieser Form der Einleitung ist das Überraschungsmoment auf Ihrer Seite: Sie starten in die Präsentation, indem Sie Ihre Zuhörer:innen förmlich mit einer Aussage schockieren oder überraschen. Hierfür gut geeignet sind beispielsweise plakative Aussagen oder Ergebnisse aus Studien. Sie sollten allerdings detailliert prüfen, dass diese Stellungnahmen wahr und für die Zuhörer:innen relevant sind. Andernfalls werden Sie nicht das Vertrauen der Zuhörerschaft gewinnen. Auch hier schildern Sie zunächst die Situation und stellen dar, was passiert ist oder passieren könnte, Sie beschreiben die möglichen Konsequenzen daraus und stellen die Frage, wie man nun darauf reagieren sollte.

2. Der Hauptteil als wesentlicher Kern der Präsentation

Im Hauptteil der Präsentation, der etwa 70% Ihres Vortrags ausmachen sollte, geht es nun darum, Ihr Präsentationsthema auszugestalten. Dabei sollten Sie stets überlegen, was Sie von einer Präsentation erwarten, wenn Sie Zuhörer:in sind. Vermutlich werden Sie sich fragen, was genau der/die Präsentierende Ihnen mit seinem Vortrag mitteilen möchte – und ob Sie seiner/ihrer Argumentation zustimmen. Bestenfalls gestalten Sie Ihre Präsentation nicht nur wie einen Frontalvortrag, sondern beziehen Ihre Zuhörer:innen in einer Art „Frage-Antwort-Szenario“ aktiv ins Geschehen ein. Diese Form der Präsentation nennt man auch dialogorientiertes Präsentieren. Wenn Sie Ihre Zuhörer:innen auf diese Weise einbinden, können Sie sich der vollen Aufmerksamkeit gewiss sein. Zudem wirkt Ihr Vortrag so authentischer und lebendiger. Achten Sie stets darauf, die Aufmerksamkeit nicht zu verlieren. Bauen Sie gern regelmäßig Fragen ein. Hinsichtlich der Präsentationsstruktur gibt es auch hier zwei unterschiedliche Gestaltungsvarianten.

  • Hauptteil als „Pyramide“ gestalten

Bei dieser Präsentationsstruktur bringen Sie die Kernbotschaft bereits ganz zu Beginn des Hauptteils Ihres Vortrags. Wenn Sie diese sehr früh ansprechen, werden sich Ihre Zuhörer:innen vermutlich fragen, was Sie damit aussagen wollen. Das ist aber genau der richtige Zeitpunkt, um das Frage-Antwort-Szenario zu beginnen, sodass Sie die Aufmerksamkeit der Anwesenden erhalten und diese Ihnen folgen können.

  • Hauptteil als Trichter

Wenn Sie sich für diese Ausgestaltung Ihrer Präsentationsstruktur entscheiden, nennen Sie Ihre Kernaussagen erst gegen Ende des Vortrags. Es wird mit dieser Form allerdings etwas schwieriger, das dialogorientierte Präsentieren mit Fragen und Antworten zu inszenieren. Sollten Sie Ihre Message also erst zum Schluss bringen, kann es durchaus passieren, dass die Zuhörer:innen Ihren Vortrag in Frage stellen. Dann ist es notwendig, die zuvor erwähnten Aussagen noch mal auf den Punkt zu bringen und die Kernaussage zu unterstreichen.

Diese Struktur ist aber definitiv anspruchsvoller umzusetzen, insbesondere dann, wenn man noch nicht so geübt ist. In manchen Fällen ist diese Form der Präsentationsstruktur dennoch nützlich, nämlich genau dann, wenn ein Thema zuvor bereits sehr umstritten diskutiert wurde oder eine hohe emotionale Komponente hat. Wenn Sie also schon zu Beginn Ihres Vortrags Öl ins Feuer gießen, kann dies zu schwer zu kontrollierenden Diskussionen während Ihrer Präsentation mit dem Publikum führen. In solchen Fällen ist es demnach besser, die Kernaussage erst deutlich später zu bringen.

3. Der Schluss: Sie haben Ihre Präsentation schon fast geschafft

Der Schlussteil Ihrer Präsentation ist mit Sicherheit der angenehmste Teil, denn das Wichtigste ist bereits geschafft. Nichtsdestotrotz sollten Sie den Schluss nicht unterschätzen. Hier haben Sie die Gelegenheit, Ihre Kernthesen noch einmal zu unterstreichen. Fassen Sie im ersten Schritt Ihrer Ergebnisse zusammen, ziehen Sie daraus eine Schlussfolgerung und erörtern Sie zuletzt die nächsten Schritte, die nun anzugehen sind.

Es bietet sich zudem an, die Zuhörer:innen anzuregen, Rückfragen zu stellen oder eine offene Diskussionsrunde zu initiieren. Wenn Sie sich für Letzteres entscheiden, sollten Sie dies bereits zu Beginn Ihres Vortrags erklären, denn dann können sich die Zuhörer:innen unter Umständen Notizen zu Ihrer Präsentation machen und etwaige Fragen notieren. Als Alternative würde es sich anbieten, die Anwesenden zu Zwischenfragen während des Vortrags zu motivieren. Dies sollten Sie aber nur tun, wenn Sie rhetorisch geschickt sind und sich gut auf neue Situationen einstellen können.

Im folgenden Kapitel erfahren Sie nun, wie Sie Ihre Vorarbeit jetzt in eine PowerPoint-Präsentation einbauen.


So geht’s: Wie Sie eine Präsentation in PowerPoint erstellen [Tutorial]

1. Eine neue PowerPoint-Präsentation öffnen

Öffnen Sie zuallererst PowerPoint. Wählen Sie nun „Leere Präsentation“, um eine neue Präsentation zu erstellen. Wenn Sie weitere Folien hinzufügen möchten, wählen Sie in der Registerkarte „Start“ und „Neue Folie“ aus. Sie können beliebig viele Folien hinzufügen.

Nun benötigen Sie ein Layout für Ihre Präsentation. Wählen Sie hierzu in der Registerkarte „Start“ und „Layout“ mit einem einfachen Klick eine Vorlage aus. PowerPoint übernimmt dieses Layout für all Ihre Folien.

2. Ein Design mit Layout wählen

Wählen Sie nun in der Registerkarte „Entwurf“ ein Design aus. Jedes Design hält eine eigene voreingestellte Schrift, eigene Hintergründe und ein eigenes Layout für Sie bereit, indem Sie u.a. Bilder einfügen können. Das Layout ist für jede Folie individuell editierbar. Platzhalter und andere Felder können Sie beliebig verschieben, vergrößern oder verkleinern, bis die Gestaltung zu Ihren Vorstellungen passt. Natürlich können Sie ein Layout auch ohne ein Design verwenden.

Benötigen Sie Inspirationen für ein Design? Dann können Sie im Aufgabenbereich Designideen, welcher sich nach einem Klick auf die gleichnamige Schaltfläche in der Registerkarte „Entwurf“ öffnet, nutzen. Hier erhalten Sie Vorschläge, um das richtige Design zu finden. Wenn Ihnen keine Vorlage zusagt, können Sie auch eigene Designs erstellen. Wie Sie das machen, erfahren Sie hier.

3. Text einfügen

Nun steht Ihr Grundgerüst einer Präsentation und es kann mit dem textlichen Inhalt begonnen werden. Ihr gewähltes Layout hält für Sie Platzhalter bereit. Klicken Sie in das gewünschte Feld und beginnen Sie zu schreiben.

Natürlich können Sie auch weitere Textfelder einfügen. Klicken Sie hierzu auf die Registerkarte „Einfügen“ und dann in der Schaltfläche auf „Textfeld“.

Sie möchten Ihre Schriftart verändern? Klicken Sie hierfür in der Registerkarte „Start“ auf die gewünschte Option. Zum Verändern der Schrift müssen Sie diese markieren und die gewünschte Option auswählen (z.B. Schrift kursiv, unterstrichen etc.). In dieser Schaltfläche können Sie ebenfalls Schriftart und -größe auswählen, sofern Ihnen die voreingestellte Variante nicht gefällt.

4. Bilder, Grafiken, Videos einfügen

Um Ihre Präsentation aufzulockern und optisch weiter zu untermalen, empfiehlt es sich mit Bildern zu arbeiten. Um diese in Ihre Präsentation einzubauen, klicken Sie auf die Registerkarte „Einfügen“. Sie finden nun viele verschiedene Optionen zum Einfügen von Bildern. Sie können sowohl eigene Bilder von Ihrer Festplatte benutzen als auch Bilder aus dem Internet einfügen. PowerPoint bietet darüber hinaus eine eigene Online-Plattform an, bei welcher Sie sich Bilder herunterladen können.

Um eine Grafik einzufügen, wählen Sie in der Registerkarte „Einfügen“ in der Schaltfläche „Illustrationen“ die gewünschte Option aus. Sie können beispielsweise eine Grafik formatieren, indem Sie mit Rechtsklick die Grafik auswählen und im Drop-Down Menü die entsprechende Einstellung wählen.

Verfahren Sie ähnlich mit dem Einfügen von Videos. Auch hier benötigen Sie die Registerkarte „Einfügen“. Klicken Sie hier nun auf der rechten Seite der Schaltfläche auf Video. Hier können Sie nun Ihr Video auswählen und einfügen.


Weniger ist mehr: In der Einfachheit liegt der Schlüssel zum Erfolg

Bitte berücksichtigen Sie, dass sich eine gute Präsentation nicht dadurch auszeichnet, dass sie haufenweise Folien umfasst. Wie so oft gilt auch hier: Weniger ist mehr. Bei einer Präsentation geht es nicht darum, sich selbst perfekt zu inszenieren, sondern das Publikum mit den eigenen Aussagen zu überzeugen. Deshalb sollten Sie bei der Erstellung der Präsentation immer die Zuhörer:innen im Blick haben. Fragen Sie sich, wie es Ihnen am besten gelingt, die Zuhörer:innen zu überzeugen. Wenn Sie die Präsentation einfach halten, sodass sie jeder versteht, wird man Ihnen deutlich eher folgen können, als wenn Sie Fachchinesisch sprechen. Damit das gelingt, gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • Visualisierungselemente einsetzen

Um eine Präsentation möglichst interessant zu gestalten, sind nicht nur Vortragsweise und -aufbau entscheidend, sondern beispielsweise auch, welche Stilmittel Sie verwenden. Jede Folie ausschließlich mit Bulletpoints zu versehen, wirkt auf Zuhörer:innen heute nicht mehr sehr spannend.

Nutzen Sie deshalb doch die vielen verschiedenen Funktionen, die PowerPoint inzwischen bietet. Darunter beispielsweise animierte Videos, die Sie sogar aus der Präsentation abspeichern können, um sie anschließend für weitere Zwecke, zum Beispiel zum Veröffentlichen in Social Media, zu verwenden.

Animationen können vor allem in solchen Fällen hilfreich sein, wenn sich erst durch sehr viele Informationen ein Gesamtbild ergibt. Alle Informationen auf einmal einzublenden, würde das Publikum höchstwahrscheinlich irritieren oder überfordern. Auch Infografiken sind ein beliebtes Mittel, um die Aufmerksamkeit der Zuschauer:innen zu gewinnen. Denn: Bilder sagen oft mehr als Worte.

Bei der Gestaltung der Präsentation sollten Sie darüber hinaus daran denken, sie im Corporate Design Ihres Unternehmens anzulegen. Beachten Sie dabei, dass zu viele Farben oder zu viel Text abschreckend wirken können. Um den Spannungsbogen aufrecht zu halten, sind solche Stilmittel also oft eine gute Wahl, wenn man sie dosiert einsetzt. Empfehlenswert ist es, pro Folie etwa eine Visualisierung zu verwenden.

Wenn Sie eine Präsentation halten, denken Sie daran, dass Ihre Zuschauer:innen oftmals als erstes den Titel jeder Folie wahrnehmen. Der Titel sollte deshalb bereits verdeutlichen, um welche Inhalte es auf der Folie geht. Denn damit bieten Sie dem Publikum eine Orientierungshilfe über das, was gleich inhaltlich auf sie zukommen wird. Anstatt aber lapidar „Umsatz 2019“ als Überschrift zu verwenden, bietet es sich eher an, direkt die Kernaussage Ihres Inhalts widerzugeben. Also beispielsweise „Positive Umsatzentwicklung im Jahr 2019“. Diese Form der Folientitel bezeichnet man auch als „Action Title“. In vielen Fällen ist ein solcher Action Title die richtige Wahl, wenn die eigentliche Kernaussage für eine knackige Überschrift zu lang ist.

  • Navigatoren nutzen

Eine Präsentation stellt in der Regel Ihre Gedankengänge zu einem bestimmten Thema dar. Wenn Sie also diese Gedankengänge in die Struktur Ihrer Präsentation integrieren, in Form von Hinweisen, hilft das dem Publikum dabei, Ihren Gedanken zu folgen. Dieser Navigator lässt sich individuell gestalten – etwa als Zahl, Buchstabe, Symbol oder kleines Schaubild. Sie zeigen diese in der Präsentation immer an derselben Stelle, ändern aber den Inhalt des Navigators im Verlauf Ihres Vortrags.


Die Präsentation: Übung macht den Meister – Notizen als Hilfe für Ihren Vortrag

Ist Ihre erstellte Präsentation fertig? Dann gilt es sich nun auf den Vortrag vorzubereiten. Hierfür können Sie sich ein kleines Manuskript anfertigen als Hilfsmittel. Achten Sie darauf nicht lediglich die Folien vorzulesen, sondern in Ihren Notizen weitere Informationen zu geben.

Das Notizhilfsmittel können Sie hierbei beliebig für sich auswählen, nutzen Sie entweder ganz klassisch Karteikarten mit Stichworten oder alternativ die Notizfunktion bei PowerPoint.

Für welchen Weg auch immer Sie sich entscheiden: Üben Sie Ihren Vortrag, bevor Sie diesen vor Ihrem Publikum präsentieren. So überwinden Sie Redeängste und gewinnen gleichzeitig mehr Sicherheit. Das freie Reden ist für Ihren Vortrag sehr wichtig, denn wie wir oben gelernt haben, ist PowerPoint lediglich ein unterstützendes visuelles Tool für Ihre Kernaussagen. Seien Sie deshalb kritisch mit sich selbst und immer gut vorbereitet.


Fazit: Eine PowerPoint-Präsentation zu erstellen ist nicht schwer und unterstützt Sie in Ihren Aussagen

Sie haben nun gelernt, dass das Erstellen einer PowerPoint-Präsentation für Sie und Ihren Vortrag nur Vorteile haben kann. Durch die leichte Handhabung von PowerPoint können auch PowerPoint Anfänger:innen in wenigen einfachen Schritten zum Ziel kommen.

Mit ein wenig Übung in der Vorgehensweise der Präsentationserstellung können Sie mithilfe Ihrer PowerPoint-Präsentation schnelle Erfolge erwarten.

Wenn Sie Hilfe beim Ausarbeiten einer geeigneten Präsentationsstruktur oder dem Aufbau Ihrer Präsentation benötigen, unterstützen wir Sie gerne mit unserer Expertise dabei, die perfekte Präsentation zu erstellen. Kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Angebot. Zudem bieten wir Ihnen im Rahmen unserer PresentationLoad Academy die Möglichkeit, an einem Seminar zum Thema PowerPoint teilzunehmen. Dort erhalten Sie aus erster Hand Tipps für die gelungene PowerPoint-Präsentation – selbstverständlich auch zu Aufbau und Struktur Ihrer Präsentation. Mit unseren professionellen Trainings und Seminaren garantieren wir Ihnen einen schnelleren Erfolg Ihrer PowerPoint-Präsentationen und Vorträge.