Ihre nächste Präsentation steht vor der Tür und Sie möchten ein informatives Handout erstellen? Gute Idee – doch wie gehen Sie das an? Die meisten assoziieren Handouts vor allem mit der Schule oder Universität, dabei stärken sie gerade in der Businesswelt die Nachvollziehbarkeit Ihrer Inhalte.

Ganz gleich, ob Pitch, geschäftliches Meeting oder Business-Schulung: Richtig eingesetzt, unterstützt ein Handout Ihre Präsentation optimal. Bevor Sie das Handout erstellen, stellen sich erst noch andere Fragen: Aufbau, Inhalt und richtiges Timing. Hier im Artikel erfahren Sie alles Wichtige!


Was ist ein Handout?

Der Begriff Handout leitet sich vom englischen Verb „to hand out“ ab. Auf Deutsch bedeutet das so viel wie „aushändigen“. Gebräuchliche deutsche Entsprechungen für den Anglizismus sind unter anderem Handreichung, Handzettel, Tischvorlage oder Thesenpapier. Das Handout bezeichnet jegliche Art von Unterlagen, die Referent:innen bei einem Vortrag, einer Präsentation, Konferenz oder Besprechung an die Teilnehmer:innen ausgeben. Es ermöglicht den Zuhörer:innen, sich einen Überblick über die anstehenden Themenpunkte zu verschaffen oder das Gehörte im Nachgang zu resümieren.

ACHTUNG: Auch wenn viele die Begriffe Handout und Thesenpapier synonym verwenden, unterscheiden sich die beiden Formen in grundlegenden Aspekten. Das Thesenpapier beinhaltet eine inhaltliche Gliederung und fasst die wichtigsten Thesen in Stichpunkten zusammen. Im Unterschied zum Thesenpapier darf das Handout wesentlich ausführlicher ausfallen. Es bringt die relevanten Aussagen zu den einzelnen Themenabschnitten auf den Punkt und dient als Nachschlagewerk für Kernbegriffe und zentrale Erkenntnisse. Daher ist es problematisch, die beiden Ausdrücke eng zu führen – geschweige denn, sie synonym zu gebrauchen.


Welche Funktion hat ein Handout?

Das Handout muss einen Mehrwert liefern. Es gutes Handout bündelt die wichtigsten Aspekte und relevanten Informationen des Vortrags in einem Dokument. Dadurch ergänzt das Handout nicht nur die Präsentation, sondern bereinigt zugleich die einzelnen Folien von Textwüsten. Mit der Ausgabe des Handouts haben Sie nämlich die Möglichkeit, alle Präsentationsfolien schlicht und möglichst textreduziert zu gestalten. Für Ihre Zuhörer:innen bietet das Handout, abhängig vom Ausgabezeitpunkt, im Wesentlichen drei Vorteile:

  • Die Teilnehmer:innen können das Gesagte während des Vortrags mitverfolgen.
  • Das Publikum kann das Gesagte mit eigenen Notizen ergänzen.
  • Interessierte erhalten einen groben Überblick, worüber Sie referiert haben.

Handout 2


Ein Handout stellt somit nicht nur eine Orientierungshilfe für die Referent:innen dar, sondern ist auch eine ideale Gedächtnisstütze für die Zuhörenden. Überdies ermöglicht es zum einen, dass die Präsentationsteilnehmer:innen den Vortrag im Nachhinein nachvollziehen können. Und zum anderen bietet ein Handzettel den Personen, die die Präsentation nicht gesehen haben, eine gute Möglichkeit, sich nachträglich zu informieren.


Tipp: Warum nicht einfach mit dem Handout starten?

Die Relevanz eines klar strukturierten Handouts für Sie selbst und Ihr Publikum ist unverkennbar. Mit der richtigen Herangehensweise sowie ein paar Tipps und Tricks lässt sich ein Handout mit überschaubarem Aufwand erstellen. Natürlich benötigt die Vorbereitung nichtsdestotrotz Zeit, die Sie einplanen sollten. Denn ein Handout erst im letzten Moment schnell und lieblos zusammenzuschustern, bleibt nicht unbemerkt.

TIPP: Fangen Sie zur Abwechslung doch einfach mit dem Handout, und nicht mit der Präsentation, an. Dadurch, dass Sie sich so zunächst auf das Wesentliche konzentrieren, entwickeln Sie anschließend aus dem Handout Schritt für Schritt die vollständige Präsentation. Der Vorteil: Sie haben nicht nur ein ausführliches Handout, sondern auch einen roten Faden zur Erstellung einer ebenfalls „knackigen“ Präsentation.


Handout erstellen: Formaler Aufbau und Gliederung des Handouts

Wie bei vielen Fragen und Entscheidungen in Sachen Design hat sich auch für das Handout der Leitsatz „Weniger ist mehr“ bewährt. Konkret heißt das: Verzichten Sie auf ganze Sätze und nutzen Sie verstärkt Stichpunkte, Abkürzungen, Pfeile und Symbole. An diesem Leitsatz orientiert sich der optimale Umfang eines Handouts: Es sollte nicht mehr als zwei DIN-A4-Seiten umfassen. Neben allen wichtigen Informationen aus der Präsentation gibt es noch weitere formale Pflichtbestandteile, die ein Handout unbedingt berücksichtigen sollte. Dazu gehören:

  • Grundlegende Daten, die Sie in der oberen linken Ecke des Handouts notieren, wie etwa: Wo findet die Präsentation statt? Wer ist Referent:in?
  • Das Datum, das Sie gut sichtbar in der oberen rechten Ecke platzieren.
  • Eine prägnante Überschrift – am besten der Titel Ihrer Präsentation –, die sie zentriert auf dem Handout vermerken.
  • Seitenzahlen, die Sie in der Fußzeile angeben.
  • Eine überzeugende Gliederung, die sich aus den einzelnen Überschriften der Präsentation ableitet.
  • Ein einheitliches Seitenlayout, das Standardschriften ohne Schnörkel, wie zum Beispiel Arial oder Times New Roman, gebraucht.

Generell gilt: Bringen Sie eine klare Struktur in Ihr Thesenpapier. Die Gliederung sollte dem Aufbau Ihrer Präsentation folgen, insbesondere dann, wenn Sie das Handout gleichzeitig zu Ihrer Präsentation ausgeben. Zugleich sollten Sie in der Gliederung nur Punkte aufnehmen, die den inhaltlichen roten Faden unterstreichen. Halten Sie daher die Unterpunkte auf dem Handout so einfach wie möglich und gehen Sie nicht zu sehr ins Detail.

Um das Handout optisch weiter zu strukturieren, empfiehlt es sich, ein verstärktes Augenmerk auf die Schriftgrößen zu legen. Neben den schon genannten Standardschriftarten ohne Schnörkel sollten Sie die Schriftgröße für den Kopf- und Fußbereich einheitlich und kleiner als im Hauptteil halten.

TIPP: Schaffen Sie einen Notizbereich für die Zuhörer:innen auf Ihrem Handout. Dafür können Sie den rechten Seitenrand breiter stellen, sodass Raum für schriftliche Anmerkungen entsteht. Oder Sie lassen unter Ihrem letzten Punkt noch einige Zeilen Platz.


Handout 3


Inhalt des Handouts: kurz und pointiert 

Das Handout-Layout steht. Sie haben bereits die grundlegenden Eckdaten eingetragen und eine grobe Gliederung erstellt. Jetzt geht es für Sie daran, die einzelnen Punkte auszuarbeiten und das Handout für Ihre Präsentation mit Inhalten zu füllen. Bevor Sie diese erstellen, führen Sie sich noch einmal Ihre Zielgruppe vor Augen: Wie viel Hintergrundwissen können Sie zum Thema Ihrer Präsentation voraussetzen? Sie können das Handout gut nutzen, um zentrale Begriffe Ihres Themas kurz zu erläutern.

Die Zuhörer:innen im Hinterkopf zu behalten, kann einer gewissen Betriebsblindheit vorbeugen. Da Sie Ihr Thema für Ihr Publikum verständlich aufbereiten sollten, gilt es, Fachtermini möglichst zu vermeiden. Eine Ausnahme hierbei stellen Kongresse dar, auf denen Fachbegriffe natürlich unumgänglich sind, um Sie als Expert:in auszuweisen. Ganz wichtig ist, dass sich die Kernaussagen Ihrer Präsentation auf dem Handout wiederfinden und eine Art Leitlinie ergeben. Achten Sie darauf, stets Stichpunkte zu formulieren. Denn: Fließtext wirkt unübersichtlich und lenkt ab. Und Sie wollen schließlich die volle Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer:innen.

TIPP: Um Ihr Publikum gleich zu Beginn Ihrer Präsentation neugierig zu machen, empfiehlt es sich, ein peppiges Zitat, ein Sprichwort oder eine provokante Frage als interessanten Einstieg zu wählen. Wiederholen Sie diesen gerne auch wortwörtlich auf dem Handout zu Ihrer Präsentation. Auch wenn das oberste Gebot für Handouts lautet, inhaltlich kurz und pointiert zu sein, sollte ein ideales Handout – für sich allein gelesen – trotzdem verständlich sein. Nur so kann es im Nachhinein als Gedächtnisstütze fungieren.


Nice-to-have: Zusätzliche Informationen auf dem Handout

Neben den formalen und inhaltlichen Pflichtbestandteilen können Sie beim Handout erstellen auch noch weitere Informationen liefern. Dieser sogenannte Kür-Teil kann beispielsweise aus Bildern und Grafiken bestehen. Je nach Thema kann ein visuelles Element durchaus Ihre Kernthese unterstreichen. In der Regel gehören Bilder und Grafiken allerdings eher auf die Präsentationsfolien, da sie auf dem Handout zu viel Platz einnehmen. Daher sollten Sie den Nutzen im Einzelfall immer abwägen.

Außerdem ist es eine gute Idee, Kontaktdaten beim Handout erstellen anzugeben. Zumindest eine E-Mail-Adresse ist Pflicht. Des Weiteren können Sie – je nach Art und Zweck der Präsentation – auch Ihre geschäftliche Anschrift mit Ihrer Telefonnummer zur Verfügung stellen. Wenn der Handzettel für Ihre Präsentation mehrere Seiten umfasst, empfiehlt es sich, die Kontaktdaten in die Kopfzeile zu setzen, sodass sie sich auf jedem Blatt wiederfinden. So sind Sie bestens für Rückfragen gewappnet.

Zusätzlich sollten Sie eine kurze Bibliografie in Ihr Handout aufnehmen, sofern Sie auf Zitate oder Informationen aus anderen Quellen zurückgreifen. So können Sie auch auf weiterführende Literatur und relevante Websites verweisen, die sich tiefer mit Ihrem Thema befassen und somit für Ihre Zuhörer:innen interessant sind.


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TIPP: Am Ende Ihres Handouts können Sie einige Fragen oder Denkanstöße formulieren, die zur Diskussion anregen. So gelingt es Ihnen garantiert, nach Ihrem Vortrag ganz elegant eine Frage- und Gesprächsrunde zu eröffnen.


Tutorial: Handout mit PowerPoint erstellen

Wenn die Zeit drängt und es schnell gehen muss, bietet PowerPoint ein eigenes Feature, mit dem Sie im Handumdrehen aus Ihrer PowerPoint-Präsentation ein Handout erstellen können. Im „Handzettelmaster“ können Sie eine Bandbreite von Einstellungsmöglichkeiten in Anspruch nehmen bezüglich der Ausrichtung, der Größe, des Designs und des Inhalts Ihres Handouts. Hier zeigen wir Ihnen, wo Sie ihn in PowerPoint finden.

  1. Öffnen Sie Ihre Präsentation in PowerPoint.
  2. Um den Handzettelmaster zu finden, öffnen Sie den Reiter „Ansicht“ in der oberen Taskleiste.

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  3. Im Untermenü „Masteransichten“ finden Sie u.a. den „Handzettelmaster“.

Das Praktische dabei: Mit nur wenigen Klicks können Sie selbst auswählen, aus welchen Präsentationsfolien Sie Ihr Handout erstellen möchten. Außerdem können Sie die Kopf- und Fußzeilen frei gestalten, um etwa Ihre Kontaktdaten oder Seitenzahlen einzufügen.


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Sowohl Foliengröße, -anzahl als auch -design lassen sich hier bequem einstellen. PowerPoint bietet zudem die Option, das soeben erstellte Handout für Microsoft Word zu exportieren. So können Sie es im Anschluss bequem ausdrucken oder Ihrem Publikum einzeln als Datei zur Verfügung stellen.

  1. Klicken Sie hierfür in der oberen Taskleiste auf „Datei“ und anschließend auf „Exportieren“.

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  2. Hier wählen Sie die „Handzettel erstellen“-Option aus.

  3. Im sich öffnenden Kontextmenü können Sie entscheiden, ob Ihr Handout etwa einen Notizrand haben oder andere formelle Gliederungshilfen haben soll.

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Durch den Export in Word lassen sich die Inhalte des Handouts nicht nur schnell anpassen, sondern auch einfach kürzen oder erweitern. Ihre Präsentation bleibt bei dem ganzen Vorgang unberührt.


Wann ist der beste Zeitpunkt, um ein Handout auszugeben?

Den perfekten Zeitpunkt gibt es nicht. Damit Ihnen die Entscheidung etwas leichter fällt, sollten Sie immer über das Ziel Ihres Handouts nachdenken.

  • Wenn Sie Ihr Handout vor Ihrer Präsentation aushändigen: In dieser Situation müssen Sie damit rechnen, dass Ihr Publikum im Handout blättert, bereits vorausliest und schon zu wissen meint, was als nächstes kommt. Dabei kann die Konzentration Ihrer Zuhörer:innen auf Sie und Ihre Aussagen schnell verloren gehen. Überlegen Sie daher, für welche Vortragssituation diese Vorgehensweise passt.
  • Wenn Sie Ihr Handout im Verlauf Ihrer Präsentation verteilen: Sie können Ihr Handout auch erst zu dem Zeitpunkt austeilen, wenn es als Unterstützung unabdingbar ist. Das heißt: Wenn Sie es zur Veranschaulichung oder vielleicht auch nur als dramaturgisches Instrument benötigen, um die Bedeutung Ihres Themas und/oder Ihrer Kernthesen zugleich haptisch zu betonen.
  • Wenn Sie ihr Handout nach Ihrer Präsentation ausgeben: Achten Sie in diesem Fall besonders darauf, Ihr Handout gut lesbar auszudrucken und Ihre Kontaktdaten zu vermerken. Sollten Sie Ihr Handout nach Ihrer Präsentation elektronisch versenden, stellt das PDF-Format eine gute Wahl dar. Je nach Situation und Empfänger:in ist es ratsam, das Copyright in der Fußzeile zu ergänzen.

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Für welchen Zeitpunkt Sie sich auch entscheiden: Ein gut aufbereitetes Handout fungiert nicht nur als effektives Hilfsmittel, das Ihre Präsentation optimal unterstützt, sondern es dient Ihnen und Ihren Zuhörer:innen auch als Orientierung und gedankliche Stütze. Ihr Publikum belohnt Ihre Mühen mit einem gesteigerten Interesse und einer erhöhten Aufmerksamkeit.

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Sie haben Fragen zum Thema Handout oder rund um PowerPoint? Wenden Sie sich gerne an becker@presentationload.de. Wir helfen Ihnen weiter!

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