Es spielt keine Rolle, ob Sie vielleicht gerade dabei sind, eine wichtige Präsentation vorzubereiten, bei der Sie die Chefetage von einer Idee überzeugen möchten oder Sie einen Vortrag halten müssen, ohne PowerPoint geht in der Geschäftswelt heute gar nichts mehr. Das hat viele gute Gründe, denn eine gut vorbereitete PowerPoint Präsentation dient ihnen nicht nur als Gedächtnisstütze, um alle wichtigen Informationen im richtigen Moment parat zu haben, auch der Leitfaden der Präsentation ist ganz eindeutig erkennbar, wodurch Sie nicht zu leicht aus dem Konzept zu bringen sind.

Zudem haben die Zuschauer dank der Folien die Möglichkeit, das gesagte Wort gleichzeitig visuell zu erfassen und somit besser verarbeiten zu können, wobei vor allem Grafik sowie Tabellen meist eine wichtige Rolle spielen.

Das Einfügen von Notizen in PowerPoint – So funktioniert´s

Zusätzlich zur klassischen PowerPoint Präsentation gibt es eine tolle weitere Funktion und zwar können Sie Notizen in PowerPoint einfügen, die ausschließlich Sie sehen können und die somit Ihrem Publikum verborgen bleiben. Wie Sie diesen kleinen Trick nutzen und PowerPoint Notizen einfügen bzw. anzeigen sowie auch ausdrucken können, erfahren Sie hier. So wird es Ihnen möglich sein, das praktische Programm noch effektiver zu nutzen und bei Ihrer nächsten Präsentation mit noch mehr Professionalität sowie einem freien Vortrag zu glänzen.


Notizen in PowerPoint Folien einfügen – ein praktisches Tool, dass Sie unbedingt nutzen sollten

Möglichkeiten, PowerPoint Folien zu gestalten gibt es nahezu unendlich viele und egal welche Schriftart, welche Farbe oder auch welches Format Sie bevorzugen, dieses Programm macht nahezu alles möglich. Bei den bereits erwähnten Notizen handelt es sich jedoch um eine besonders praktische Hilfestellung, da diese ausschließlich in der Arbeitsansicht unter den einzelnen Folien zu finden sind. So können Sie ganz einfach schriftlich auf den Folien festzuhalten, was Ihnen neben der normalen Präsentation wichtig erscheint, wie zum Beispiel die ein oder andere Gedächtnisstütze, eine bereits vorgefertigte Formulierung, um Ihre persönliche Idee perfekt auf den Punkt zu bringen oder auch weitere Hintergrundinformationen, mit denen Sie Ihr Publikum beeindrucken können. v Doch wie genau kann man eigentlich PowerPoint Notizen einfügen, die nicht bei der eigentlichen Präsentation zu sehen sind?


Notizen in eine PowerPoint Präsentation integrieren – so müssen Sie vorgehen

Zunächst soll an dieser Stelle ein wichtiger Hinweis erfolgen, nämlich dass sich die anschließende Erklärung auf das klassische PowerPoint Programm bezieht, wie es im offiziellen Office-Paket von Windows zu finden ist. Folgende Schritt-für-Schritt Anleitung hilft Ihnen dabei, die Notizen einzufügen:

• Öffnen Sie zunächst Ihre Präsentation

• Nun sehen Sie unter der aktuellen Folie ein kleines Feld, in dem der Hinweis „Klicken Sie, um Notizen hinzuzufügen“ zu lesen ist.

• Sollte das nicht der Fall sein, müssen Sie mit der rechten Maustaste einmal den Menüpunkt „Ansicht“ öffnen.

• Hier finden Sie den Unterpunkt „Anzeigen“, in dem es wiederum eine Schaltfläche namens „Notizen“ gibt. Klicken Sie diesen Reiter an und schon erscheint das Notizfeld unter der Folie.

Alternativ können Sie auch folgendermaßen vorgehen:

• Ganz unten im PowerPoint Programm ist in der Menüleiste ebenfalls der Punkt „Notizen“ zu finden

• Öffnen Sie also zunächst die Folie, die Sie gerne mit Notizen versehen möchten und klicken Sie anschließend auf den oben genannten Reiter „Notizen“.

Um die Notizen möglichst effektiv zu gestalten ist es empfehlenswert, nur einzelne Stichpunkte zu notieren, statt ganze Sätze zu formulieren. Auf diese Weise wird es Ihnen leichter gelingen, die wichtigsten Inhalte zu erfassen, um mit der Präsentation fortfahren zu können.

Selbstverständlich haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, den Text, den Sie in das Notizfeld eingefügt haben, zu formatieren. So können Sie unter anderem Aufzählungszeichen verwenden, eine besondere Schriftart wählen oder sich auch für eine völlig andere Farbe entscheiden, um alles besser im Blick zu haben. Auch spezielle Wörter fett bzw. kursiv zu gestalten, ist in dem Notizfeld von PowerPoint kein Problem.

Natürlich sollten Sie beim Notizen in PowerPoint einfügen keinesfalls darauf vergessen, Ihre Präsentation regelmäßig zu speichern und auf diese Weise sicherzustellen, dass bereits geschriebene Inhalte nicht aufgrund eines Missgeschicks oder eines technischen Defekts verloren gehen können. Alles, was Sie dafür tun müssen ist, auf das Diskettensymbol zu klicken, das sich im roten Bereich des PowerPoint Programmes befindet. So stellen Sie sicher, dass sowohl Ihre Präsentationsfolien als auch die einzelnen Zusatzinformationen gesichert werden.

Ein kleiner Tipp an dieser Stelle: Sollte Ihnen das Eingabefeld für Notizen nicht groß genug sein, können Sie mit dem Mauszeiger an dem oberen Rand des Feldes entlangfahren. Es wird Ihnen nun ein zweiseitiger Pfeil angezeigt, mit dessen Hilfe Sie das Feld einfach vergrößern können, indem Sie die linke Maustaste bedienen und es nach oben ziehen.


Bereits bestehende Notizen in PowerPoint bearbeiten

Sollten Sie im Nachhinein bemerken, dass die von Ihnen gemachten Notizen doch nicht ihren Zweck erfüllen oder vielleicht sogar Informationen enthalten, die nicht ganz richtig bzw. zielführend sind, ist dies kein Problem, da sie problemlos geändert werden können. Wollen Sie eine Änderung vornehmen, rufen Sie zunächst die jeweilige Folie, auf der sich die fehlerhafte Notiz befindet auf, klicken Sie in das Notizfeld und schreiben Sie den Text um bzw. Löschen Sie ihn einfach. Zudem haben Sie die Möglichkeit, die einzelnen Notizfelder selbstverständlich jederzeit ein- oder auch wieder auszublenden. Zu diesem Zweck bedienen Sie den bereits erwähnten Menüpunkt „Notizen“ in dem Reiter „Ansicht“ . Je nachdem, ob dieser Menüpunkt aktiviert ist oder eben nicht, sind Ihre eingefügten Notizen zu sehen. Die Besonderheit liegt hier vor allem darin, dass die Ausblendung der Informationen jedoch nur während der Arbeitsansicht stattfindet, diese bei der Präsentation selbst jedoch immer noch angezeigt werden.


Die Nutzung der Notizen während einer Präsentation

Wie bereits erwähnt, ist die Notizfunktion perfekt dafür geeignet, um kleine Gedächtnisstützen einzubauen bzw. wichtige Informationen zu vervollständigen. Damit dies aber auch wirklich gelingt und nur Sie die verschiedenen Notizen sehen, ist es wichtig dem Publikum die Präsentation in der sogenannten Referenzansicht zu präsentieren. Diese kann folgendermaßen aktiviert werden:

• Öffnen Sie die Präsentation.

• Klicken Sie anschließend auf dem Menüpunkt „Bildschirmpräsentation” und aktivieren Sie rechts im Bereich der Bildschirme die Referenzansicht, in dem Sie das Häkchen einblenden.

• Anschließend starten Sie die Präsentation mithilfe der Menüpunkte „von Beginn an“ oder „ab aktueller Folie“ und schon kann es losgehen.

Innerhalb dieser Referenzansicht können Sie sich zwischen verschiedenen Wiedergabemöglichkeiten entscheiden. So wird ganz links auf der großen Fläche angezeigt, was die Zuschauer sehen können, während auf der rechten Seite eine Vorschau auf die nächste Folie abgebildet ist. Die jeweiligen Notizen finden Sie, wie Sie nun bereits wissen unter der jeweiligen geöffneten Folie.

Sollte es Ihnen nicht möglich sein, sehr nahe am Bildschirm zu stehen und es Ihnen daher schwerfallen, Ihre verfassten Hilfestellungen zu entziffern, haben Sie die Möglichkeit, diesen Hilfstext ebenfalls zu vergrößern. Alles, was Sie dafür tun müssen ist auf den großen Buchstaben A zu klicken, der sich unter dem Notizfeld befindet. Rechts daneben befindet sich ebenfalls ein etwas kleineres A, mit dessen Hilfe die von Ihnen gemachten Aufzeichnungen wiederum etwas kleiner gemacht werden können.

Sollte es vorkommen, dass Ihnen ausschließlich die klassische Präsentationsansicht zur Verfügung steht und Sie keinen Zusatzbereichen in der Referenzansicht wählen können, gibt es hierfür ebenfalls eine Lösung. Fahren Sie einfach mit der Maus in die untere linke Ecke. Anschließend werden Ihnen verschiedene Symbole angezeigt, bei denen Sie auf die 3 Punkte klicken müssen, bevor Sie im Menü nun die Möglichkeit haben, die Referenzansicht zu aktivieren.


Das Ausdrucken der Notizen

Selbstverständlich kann es vorkommen, dass Sie Ihre eingefügten Notizen nicht nur am Computer zur Verfügung haben möchten, sondern diese auch in ausgedruckter Form in Händen halten wollen. Dabei können Sie sich entscheiden, ob Sie ausschließlich Ihre Anmerkungen benötigen oder ebenfalls die jeweiligen Folien ausdrucken wollen.

Damit Sie die Präsentation mitsamt den Folien ausdrucken können, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Öffnen Sie zunächst ihre Präsentation und bedienen Sie im Anschluss den Menüpunkt „Datei“, den Sie oben in der Menüleiste finden.

• Anschließend wählen Sie einfach den Menüpunkt „Drucken“ aus, wobei Ihnen hier ebenfalls verschiedene Optionen zur Verfügung stehen, die im Bereich rechts zu finden sind. So haben Sie die Wahl, ob Sie ganzseitige Folien ausdrucken möchten oder ob Sie doch eine andere Variante bevorzugen.

• Anschließend wird Ihnen im Bereich rechts eine Vorschau auf das Druckergebnis ermöglicht, wobei Sie nun die jeweilige Folie mit den von Ihnen gemachten Notizen vorfinden sollten.

• Wollen Sie nur ganz bestimmte Seiten drucken, so können Sie dies ebenfalls tun, indem Sie in dem Feld, das sich neben den Folien befindet die jeweilige Seite eingeben, die Sie benötigen.

• Zudem können Sie nun den Drucker auswählen, bevor Sie den Druckprozess mithilfe des Menüpunktes „Drucken“ starten.

Es ist jedoch ebenfalls möglich, ausschließlich die Notizen, ohne die jeweiligen Folien, zu denen sie gehören zu drucken. Zu diesem Zweck müssen Sie folgendermaßen vorgehen:

• Öffnen Sie die Präsentation und betätigen Sie anschließend den Menüreiter „Ansicht“. Hier wählen Sie nun im Menü „Präsentationsansichten“ die Notitzenseite.

• Anschließend müssen Sie nur auf jeder einzelnen Folie die Miniaturansicht löschen. Zu diesem Zweck klicken Sie auf die einzelnen Abbildungen und betätigen die Entf-Taste. Keine Sorge: Damit löschen Sie nicht die komplette Folie, sondern ausschließlich deren Miniaturversion.

• Wiederholen Sie diesen Vorgang bei allen Seiten, bei denen Sie die Notizen ohne die jeweilige Folie ausdrucken wollen.

• Haben Sie das gemacht, müssen Sie auf „Drucken“ klicken.

• Auf der anschließenden Seite wählen Sie im Menübereich Einstellungen“ das erste Aufklappmenü unter dem Punkt Folien. Meist wurde hier bereits die Vorauswahl „ganzseitige Folien eingestellt. Sie müssen nun die „Notizseiten“ wählen, um den gewünschten Ausdruck zu erhalten.

• Ihnen wird nun eine sogenannte Druckvorschau angezeigt, bei der die Folie verschwunden und nur noch Ihre Notizen zu sehen sind.

Falls Sie nicht alles, sondern nur einzelne Seiten ausdrucken wollen, so ist das ebenfalls kein Problem, indem Sie einfach die jeweiligen Seiten auswählen und auf die Schaltfläche „Drucken“ gehen.

Tatsächlich gibt es noch eine dritte Möglichkeit, um die PowerPoint Notizen auszudrucken und diese somit vielleicht sogar mitsamt der Präsentation Ihren Zuhörern zur Verfügung zu stellen.

In diesem Fall sollten sie jedoch keinesfalls darauf vergessen, die Folien zunächst so zu formatieren, dass sie auch wirklich als Handout geeignet sind und die Personen, die Ihren Vortrag hören bzw. Ihre Präsentation sehen werden, etwas damit anfangen können.

• Gehen Sie zu diesem Zweck in der geöffneten Präsentation wiederum zum Reiter „Ansicht“ und wählen Sie in dem Menüpunkt „Masteransichten“ den sogenannten „Notizenmaster“.

• Nun öffnet es sich eine eigene Vorlage, die perfekt für Ihr Handout geeignet ist. Diese enthält bereits mehrere Platzhalter für die verschiedenen Folien sowie eigene Felder, in denen die Notizen zu finden sind. Außerdem bietet Ihnen das Programm PowerPoint hier noch eine weitere Raffinesse, denn sowohl Hintergrundformate als auch Hintergrundfarbe können je nach Bedarf und Wunsch geändert werden. Sogar eine Bearbeitung der Kopf-sowie Fußzeile ist möglich, um zum Beispiel das Datum einzufügen und somit ohne großen Aufwand ein sehr übersichtliches und informatives Handout zu gestalten.

Zu diesem Zweck müssen Sie in dem Menüpunkt „Notizenmaster“ den Reiter „einfügen“ wählen und schon können Sie die Felder mit von Ihnen ausgewählten Bildern oder auch Formen bzw. Tabellen füllen.

• Haben Sie all dies erledigt, können Sie die Masteransicht mithilfe des Reiters „Notizenmaster“ schließen und über den Menüpunkt “Ansicht“ und anschließend „Normal“ zu der Standarddarstellung, wie Sie bei PowerPoint im Normalfall vorzufinden ist, zurückkehren

Keine Sorge, falls Sie die verschiedenen Anpassungen, die Sie nun durchgeführt haben nicht sofort sehen können. Aufgrund der zuvor gewählten Einstellungen, werden die Veränderungen erst sichtbar, wenn Sie die Präsentation mitsamt den Notizen ausdrucken.

Damit Sie das tun können, müssen Sie ebenfalls in dem Menüpunkt „Datei“ auf „Drucken“ klicken. Öffnen Sie anschließend im Bereich Einstellungen den ersten Menüpunkt, der sich unterhalb der Folien befindet und wählen Sie nun „Notizenmaster“.

Sie haben nun die Wahl, ob sie ausschließlich bestimmte Seiten ausdrucken möchten, oder sie doch die gesamte Präsentation auf Papier haben wollen.


Notizen in PowerPoint löschen

Natürlich haben Sie jederzeit die Möglichkeit auch Notizen wieder zu löschen, wenn Sie das wollen. Entweder, Sie können einzelne Anmerkungen direkt von der jeweiligen Folie entfernen, indem Sie die entsprechende Seite aufrufen und die Eingabe löschen oder Sie entfernen alle Notizen auf einmal. Dabei müssen Sie folgendermaßen vorgehen:

• öffnen Sie die Präsentation und klicken Sie auf „Datei“

• Sie sehen und rechts den großen Bereich „Informationen“. Anschließend rufen Sie die Schaltfläche „auf Probleme überprüfen“ und im Kontextmenü „Dokumente prüfen“ auf.

• Sie sehen als nächstes eine Liste, auf der sich ganz unten die Präsentationsnotizen befinden. An dieser Stelle sollte ein Häkchen zu finden sein, während Sie alle anderen Häkchen entfernen und dies mit einem Klick auf „Prüfen“ bestätigen.

• Nun wird Ihnen angezeigt, dass das Programm PowerPoint Präsentationsnotizen finden konnte und Sie diese mithilfe des Punktes „alle entfernen“ löschen können.


PowerPoint-Notizen – das praktische Tool für Ihre Präsentationen

Sie sehen also, bei PowerPoint Notizen handelt es sich um ein äußerst hilfreiches Werkzeug, mit dem Sie Ihren Beitrag noch professioneller gestalten können. Zudem haben Sie jederzeit die Möglichkeit, diese zu verändern oder auch zu löschen, wenn Sie das möchten.