Flow Chart Flussdiagramm mit PowerPoint erstellen

Flussdiagramm erstellen mit PowerPoint: Flowchart Tipps & Tricks

Lesezeit: 10 Min.
| Author: Tom Schweitzer

Ein Flussdiagramm (auch „Flowchart“) ermöglicht es Ihnen komplexe Prozesse leicht verständlich darzustellen. Die besondere Stärke der Flussdiagramme liegt darin, dass sie Abläufe übersichtlicher erscheinen lassen als wortreiche Beschreibungen.

Gerade in PowerPoint-Präsentationen können sich Flussdiagramme als hilfreich erweisen. Durch die Zusammensetzung aus Formen, Texten und Pfeilen, kann ein Flussdiagramm von einer schrittweisen Anleitung bis hin zur Ideenentwicklung alles enthalten.


Die Entstehungsgeschichte von Flussdiagrammen

Die ersten Flussdiagramme entstanden bereits in den 1920er Jahren, als zwei Wirtschaftsingenieur:innen der American Society of Mechanical Engineers (ASME) den Begriff „flow process chart vorlegten. In den dreißiger Jahren wurden die entwickelten Flussdiagramm-Tools verwendet, um Methoden für effektiveres Arbeiten anschaulich zu präsentieren.

Procter und Gamble fingen in den 1940er Jahren an, Flussdiagramme einzusetzen. Zur gleichen Zeit wurde diese Diagrammart als Grundstein für das Design von Computerprogrammen verwendet und somit immer beliebter.

Mit voranschreitender Modernisierung und technischen Innovationen hat sich das Flussdiagramm über die Jahre hinweg durchgesetzt. Noch hundert Jahre nach seiner Erstentstehung ist das Flussdiagramm ein allseits beliebter Weg, um Prozesse zu beschreiben und erklären.


Was ist ein Flussdiagramm?

Einfach gesagt ist ein Flussdiagramm eine Möglichkeit, um Unternehmensprozesse zu veranschaulichen. Genauer gesagt, ermöglichen Flussdiagramme es, eine Vielzahl an Prozessen im Detail darzustellen. Das Wesentliche dabei ist, dass Betrachter:innen sich schnell und einfach einen Überblick über verschiedene Abläufe verschaffen können.

Flussdiagramme veranschaulichen wie verschiedene Prozessschritte miteinander verbunden sind, welche Informationen für welche Schritte benötigt werden und durch welche Schritte Input in Output überführt werden.

Besonders bei der Erstellung von PowerPoint-Präsentationen für Unternehmen bieten sich Flussdiagramme an, um komplexe Strukturen vereinfacht darzustellen. Durch die Flexibilität, die Flussdiagramme bieten, sind sie ein populäres Mittel für die Beschreibungen von Prozessen und werden von vielen Unternehmen geschätzt.


Vorteile und Nachteile bei der Nutzung eines Flussdiagramms

Mit der Nutzung von Flussdiagrammen ergeben sich zahlreiche Vorteile für viele Unternehmen:

  • Prozesse bzw. Teilprozessschritte oder Datenerhebungen lassen sich einfacher überwachen und optimieren.
  • Es besteht die Möglichkeit Prozesse zu analysieren und zu verbessern.
  • Aktuelle Arbeitsabläufe, Dokumente und Ressourcen lassen sich gesamtheitlich abbilden.

Neben diesen Vorteilen möchten wir darauf verweisen, dass es einige wenige Nachteile gibt, die Sie bei der Verwendung von Flussdiagrammen beachten sollten:

  • Werden aufwändigere Prozesse dargestellt, kann es passieren, dass sogar ein Flussdiagramm unübersichtlich wird.
  • Bei der Ansicht eines Flussdiagramms kann es schwerfallen, den ganzen Prozess zu sehen. Dies liegt daran, dass in einem Flussdiagramm vor allem Teilprozesse dargestellt.
  • Da Flussdiagramme linear aufgebaut sind, kann es kompliziert sein, Teilprozesse parallel darzustellen.

Symbole und Funktionen von Flussdiagrammen

Für Für die verschiedenen Arten von Prozessen und Abfolgen werden bei Flussdiagrammen bestimmte verschiedene Symbole verwendet. Der fortlaufende Prozess wird in einem Flussdiagramm in der Regel mit Pfeilen dargestellt. Darüber hinaus können beispielsweise Verzweigungen, Ja-Nein-Entscheidungen, Schleifen u. v. m. mit anderen Symbolen besser umgesetzt werden.


Flussdiagramm 2

Arten von Flussdiagrammen

Flow Charts finden in unterschiedlichen Arbeitsbereichen und Branchen Anwendung und sind ein beliebtes Werkzeug, um komplexe Prozesse zu visualisieren. Im Folgenden stellen wir Ihnen typische Arten von Flussdiagrammen und deren Einsatzbereiche vor:

1. Standard
Flussdiagramme stellen die Abfolge von Teilschritten in einem Prozess grafisch dar. Innerhalb eines Prozesses oder einer Organisation kann die Bewegung von Informationen, Aufgaben, Geld, Personen oder Objekten mit Flussdiagrammen visualisiert werden.


Flussdiagramm 3

Nutzen Sie für Ihre Standard-Flussdiagramme gerne PowerPoint-Vorlagen von PresentationLoad:

Standard Flussdiagramm

2. Pools und Swimlanes

Mit der Swimlane-Darstellung lassen sich Unterprozesse verschiedenen Organisationseinheiten zuordnen. Um zum Beispiel in einem Unternehmen die Zuständigkeit für einen Prozess zu visualisieren, kann der/die Mitarbeiter:in oder die Abteilung als „Swimlane“ dargestellt werden.

Wenn mehrere Swimlanes zusammengefasst werden sollen, wird hierfür ein sogenannter Pool eingesetzt. Swimlanes können sowohl vertikal als auch horizontal verlaufen.


Flussdiagramm 4b

Nutzen Sie gerne PowerPoint-Vorlagen für Pools und Swimlanes von PresentationLoad:

Pools Swimlanes

3. Arbeitsablaufdiagramm

Beim Arbeitsablaufdiagramm liegt der Fokus auf der Darstellung von Aufgaben und Entscheidungen. Aus jeder Entscheidung resultiert eine Folge, die über den weiteren Weg entlang der Ablauflinien im Flussdiagramm entscheidet.


Flussdiagramm 5b

Nutzen Sie gerne PowerPoint-Vorlagen für ein Arbeitsablaufdiagramm von Presentationload:

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4. Prozessablaufdiagramm

Die Planung und Gestaltung eines gesamten Prozesses wird mit einem Prozessablaufdiagramm realisiert. Zum Beispiel kann die Bewegung eines Produkts durch jeden Teilschritt des Unternehmens, von der Entwicklung über die Produktion bis hin zur Auslieferung, auf diese Weise geplant und nachvollzogen werden. Prozessablaufdiagramme stellen ein wichtiges Werkzeug der Qualitätssicherung dar.


Flussdiagramm 6b

Nutzen Sie gerne PowerPoint-Vorlagen für Prozessablaufdiagramme von PresentationLoad:

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5. Datenflussdiagramm

Mit einem Datenflussdiagramm kann die Entstehung, Bewegung und Speicherung von Daten dargestellt und verfolgt werden. Hierbei liegt der Fokus auf der Lokalisierung von Daten und nicht auf ihrer Verwendung.


Flussdiagramm 7b

Nutzen Sie gerne PowerPoint-Vorlagen für Datenflussdiagramme von PresentationLoad:

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6. Besondere und standardisierte Flussdiagramme

In vielen Bereichen der IT existieren standardisierte Sonderformen von Flussdiagrammen. Beispiele für solche Diagramme sind das DPMN-Diagramm, das IDEFO-Diagramm das EPK- Diagramm, das SDL-Diagramm oder der Programmablaufplan (PAP).


Manuell vs. automatisch: Flussdiagramme in PowerPoint erstellen

Um ein Flussdiagramm zu erstellen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Ein Flussdiagramm lässt sich problemlos manuell oder über die SmartArt-Funktion erstellen. Wenn Sie im Bereich Flussdiagramm wenig Erfahrung haben, können Sie Ihr Vorhaben mit unseren PowerPoint Flussdiagramm Vorlagen noch schneller relaisieren.


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Tutorial 1/2: Flussdiagramme manuell in PowerPoint erstellen

1. Flussdiagramm im Voraus planen

Was genau möchten Sie visualisieren? Welchen Zweck soll das Flussdiagramm erfüllen? Besitzen Sie alle notwendigen Informationen? Diese Fragen vorab zu klären, wird Ihnen beim Erstellen Ihres Flussdiagramms wertvolle Zeit einsparen. 

Zudem werden Sie dankbar sein, eine klare Vorstellung vom gewünschten Endergebnis zu haben. Gerade bei komplizierteren Diagrammen macht es Sinn, Ihre Absichten und Ideen vorab aufzuzeichnen, um bei der finalen Realisierung einem roten Faden folgen zu können.

2. Formen für Ihr Flussdiagramm wählen und platzieren

Um in PowerPoint Formen auswählen zu können, klicken Sie in der Registerkarte „Einfügen“ am oberen Bildrand auf Formen“.


Flussdiagramm 8b

Dort können Sie dann aus verschiedenen Formen für Ihr Flussdiagramm wählen. Praktisch geeignet sind hierfür etwa Quadrate, breite Pfeile oder Kreise. In der Unterkategorie „Flussdiagramm“ bietet Ihnen PowerPoint zudem einige hilfreiche Formen an, um ein persönliches Flussdiagramm noch schneller zu erstellen.


Flussdiagramm 9b

Sollten Sie eine Form in mehrfacher Ausführung benötigen, können Sie diese durch STRG+C kopieren und dann durch STRG+V einfügen. Alternativ funktioniert auch das Tastenkürzel STRG+D (Duplizieren). Um anschließend Textfelder in die Formen einzusetzen, machen Sie lediglich einen Doppelklick auf die entsprechende Form oder gehen erneut unter „Einfügen“ auf die Option „Textfeld“. Sie können an beliebiger Stelle ein Textfeld setzen und die Größe dieses Feldes selbst bestimmen.

3. Pfeile und Verbindungs-Linien für Ihr Flussdiagramm

Verbinden Sie Ihre Formen, um darzustellen, welche Elemente zusammengehören oder aufeinanderfolgen. Fügen Sie dafür Pfeile oder Linien ein. Wählen Sie erneut „Einfügen“ und klicken dann auf „Formen“. Hier finden Sie eine Auswahl an Pfeilen, Blockpfeilen und verschiedenen Verbindungslinien.

Ziehen Sie nach dem Einfügen die jeweiligen Pfeile oder Linien mit Ihrer Maus an die entsprechende Stelle. Sobald Sie in die unmittelbare Nähe einer Form geraten, erscheinen kleine Ankerpunkte zur besseren Orientierung.


Flussdiagramm 10b

Weitere Tipps und Anleitungen zur Erstellung von Flussdiagrammen finden Sie in diesem Video.

Tutorial 2/2: Flussdiagramme mit PowerPoint-SmartArt automatisch erstellen lassen

SmartArt ist ein Tool von PowerPoint mit dem Sie Informationen mit Hilfe von Grafiken vermitteln können. Das Tool bietet eine große Auswahl an Styles welche vielseitig einsetzbar sind und sich flexibel erweitern lassen. Weitere Informationen rund um SmartArt finden Sie in unserem Artikel „PowerPoint SmartArt“ im Blog.

  1. Um „SmartArt“ zu öffnen, klicken Sie auf der Registerkarte „Einfügen“ unter „Illustrationen“ auf „SmartArt“.
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  2. Wählen Sie im geöffneten Smart-Art-Fenster die passende Vorlage für Ihr individuelles Vorhaben aus. Auf der linken Seite finden Sie die verschiedenen Diagramm-Kategorien. In der Sparte „Prozess“ sind viele der gängigsten Flussdiagramme aufgelistet. Testen Sie gerne so lange verschiedene SmartArt-Vorlagen, bis Ihnen eine Version zustimmt.
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  3. Gestalten Sie Ihre SmartArt: Nachdem Sie sich für eine Version der SmartArt-Flussdiagramme entschieden haben, können Sie diese nach Belieben umgestalten. Markieren Sie dazu die SmartArt, die Sie umgestalten möchten. Klicken Sie anschließend auf den Reiter „SmartArt Design“ am oberen Bildrand von PowerPoint.
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    Hier können Sie sowohl die Farbgestaltung, das Format als auch das Layout Ihres neuen SmartArt-Flussdiagramms frei abändern bzw. Ihren Vorstellungen anpassen.

  4. Um die Formen Ihrer SmartArt zu beschriften, genügt ein Doppelklick auf die jeweilige Form- laternativ können ise auch in der Registerkarte „Einfügen“ in der Kategorie „Text“ ein „Textfeld“ einfügen. Diese Textfelder können Sie anschließend frei auf Ihrer Folie platzieren und je nach verfügbarem Platz sinnvoll verzerren oder verkleinern.

SmartArt erweitern: Hinzufügen und Löschen von Feldern im Flussdiagramm

  1. Wählen Sie zuerst die SmartArt-Grafik aus, zu der Sie ein Feld hinzufügen möchten.
  2. Wählen Sie dann ein vorhandenes Feld aus, das am nächsten an der Position ist, wo Sie ihr neues Feld platzieren möchten. Mit einem Doppelklick auf das Feld öffnet sich die Registerkarte „SmartArt-Design“. Alternativ können Sie diese Registerkarte auch in der obigen Taskleiste finden.
  3. Öffnen Sie dort in der Unterkategorie „Grafik erstellen“ das Dropdown-Menü „Form hinzufügen“, indem Sie auf den kleinen Pfeil daneben klicken.
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    Hier werden Ihnen verschiedene Optionen aufgezeigt. Sie haben u.a. die Möglichkeit auf „Form danach hinzufügen“ zu klicken und so ein neues Feld auf der gleichen Ebene, hinter der ausgewählten Form, einzufügen. Außerdem können Sie auch ein neues Feld vor dem ausgewählten Feld einfügen, indem Sie „Form davor hinzufügen“ auswählen. Um ein Feld zu löschen, wählen Sie es aus und drücken anschließend die Entfernen-Taste („Entf“-Taste) auf Ihrer Tastatur.


Profitipp: Animieren Sie Ihr Flussdiagramm

Verwenden Sie bei der Erstellung Ihres Flussdiagramms PowerPoint eine PowerPoint-SmartArt, können Sie einzelne Felder hervorheben, indem Sie Ihr Diagramm animieren. Hier zeigen wir Ihnen, wie das geht:

  1. Wählen Sie zu Beginn die SmartArt Grafik aus, die Sie animieren möchten.
  2. Öffnen Sie in der Registerkarte „Animationen“ alle Ihnen zur Verfügung stehenden Animationseffekte in der Unterkategorie Animation“. Sie öffnen das Dropdownmenü, indem Sie auf den unteren kleinen Pfeil rechts neben den Animationseffekten klicken.
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  3. Hier können Sie aus einer großen Auswahl an Animationseffekten frei wählen und diesen per Klick hinzufügen. In den Effektoptionen(ebenfalls neben der Unterkategorie „Animation“) klicken Sie nun anschließend auf „Nacheinander“.
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Wichtig: Das Timing / die Verzögerung der einzelnen Animationen können Sie ebenfalls in der Registerkarte „Animationen“ bearbeiten. In der Unterkategorie Anzeigedauer stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung. Erst wenn Sie zumindest eine minimale Verzögerung eingestellt haben, funktioniert der „Nacheinander“-Effekt.


Fazit: Setzen Sie auf Flussdiagramme, um Ihre Projekte deutlich zu visualisieren

Flussdiagramme eignen sich hervorragend, um größere Prozesse detailliert und übersichtlich darzustellen. Anders als bei umfangreichen Beschreibungen, liegt die Stärke von Flussdiagrammen darin, komplexe Vorgänge leicht verständlich zu gestalten. Sie lassen sich somit auch von unerfahreneren PowerPoint-Nutzer:innen problemlos erstellen.

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