Diese Themen wurden bisher behandelt:

Teil 1 – Vom Präsentationsstart bis zu Standard-Hilfen

  • Einsatz von Shortcuts vor und während der Präsentation
  • Das Hilfe-Menü mit der F1-Taste
  • Hinweise zum „versteckten“ Dialogmenü und zum Kontext-Menü
  • Programme während der Präsentation wechseln
  • Richtiges Arbeiten mit Hyperlinks
  • Interaktive Schaltflächen einsetzen

In diesem Beitrag:

Teil 2 – Aufbau eines eigenen Navigationsmenüs und einer Pausenfolie

  • Erstellen Sie sich eigene Navigationsmenüs
  • Effektiver Einsatz des Folienmasters beim Navi-Menü
  • Einblenden eines „Pausenbildes“ zu jeder Zeit

Die nächsten Beiträge:

Teil 3 – Orientierung  für den Referenten und das Publikum

  • Einbau von Abschnittsfolien zur Orientierung des Publikums
  • Haben Sie Ihre Agenda „stets im Blick“
  • Arbeiten Sie mit zwei Bildschirmen

Teil 4 – Referentenansicht und Anderes aus PowerPoint 2013/16

  • Nutzung der Referentenansicht von PPT 2013/16
  • Was ist neu oder anders in den neuen Versionen
  • Weitere Tipps & Tricks

7) Erstellen Sie sich eigene Navigationsmenüs

Im ersten Teil dieser Blog-Reihe zum Thema Navigation haben Sie den Umgang mit Schaltflächen und Hyperlinks erlernt. Sie können sich mit diesen Kenntnissen nun komplett eigene Navigationsmenüs entwerfen.

Je nachdem welche voraussichtlichen Schritte / Wechsel Sie zu anderen Anwendungen durchführen wollen, sollten Sie sich vor dem eigentlichen Aufbau in PowerPoint schon einen konkreten Plan machen, welche Schaltflächen Sie benötigen werden. Diese Überlegungen sind nicht unerheblich, da die Anzahl (und Inhalte) der Schaltflächen die Größe bestimmen. Gleichzeitig ergibt sich daraus auch die Frage: Wo und in welcher Zusammenstellung sollen die Buttons platziert werden?

Angenommen Sie benötigen folgende Funktionen:

  • Eine Folie zurück (in Pfeilform)
  • Eine Folie weiter (ebenfalls in Pfeilform)
  • Link zur 2. Folie der Präsentation (z. B. der Agenda)
  • Link zu einer Folie mit einer bestimmten Grafik
  • Link zu einer Word-Datei
  • Link zur Website von PresentationLoad

Bauen Sie zunächst alle Formen mit den entsprechenden Verlinkungen auf – und dann sind schon die ersten strategischen Entscheidungen erforderlich: Nimmt man nun ausschließlich Grafiken, nur Texte oder mischt man die Darstellungsart? Sollen die Buttons alle gleich groß sein? Diese Frage ist kaum generell zu beantworten, da es sich um unterschiedliche Inhalte handelt.

A) Die Formen zweier Pfeile dienen als Buttons für das Vor- bzw. Zurück-Navigieren.
B) Hier wurden die grauen Icons aus einzelnen Formen entworfen und mit dem Rahmen als Bild gruppiert.
C) Eine Hardcopy der Original-Grafik (zu der man später gelangen möchte) wurde verkleinert und dann ebenfalls mit dem Rahmen gruppiert.
D) In gleicher Weise wurde hier eine Hardcopy des Word-Textes genutzt.
E) In diesem Beispiel wurde ein Grafik-Ausschnitt von der zu verlinkenden Website verwendet.

Blog Bilder Navigation Teil2 B1

Auch Fragen zu Farben, Füllungen und dem Design müssen abgestimmt werden.

Blog Bilder Navigation Teil2 B2

Text-Buttons sind empfehlenswert, wenn Dritte (an der Präsentationserstellung unbeteiligte Personen) die Präsentation verwenden. So weist die Beschriftung des Buttons direkt auf den Hyperlink hin.

Blog Bilder Navigation Teil2 B3

Als Nächstes müssen Sie sich darüber Gedanken machen, wo und in welcher Form Ihr Navigationsmenü auf der Folie stehen soll. Daraus ergibt sich unter Umständen die letztliche Anordnung und Größe der Buttons selbst.

Haben Sie sich für die endgültige Form entschieden, gruppieren Sie alle Elemente. Sie können diese Gruppe dann viel besser verschieben, kopieren und bearbeiten.

Im folgenden Beispiel ist am unteren Folienrand genügend Platz, um die Buttons dort in einer Reihe zu platzieren. Um den optischen Eindruck zu verdeutlichen, sind sowohl die Text als  auch die Symbol-Buttons eingefügt.

Blog Bilder Navigation Teil2 B4

Wenn Sie jedoch am unteren Rand schon andere Platzhalter wie Dateiname, Name des Vortragenden und Seitenzahl eingerichtet haben, dann wird der Platz eng. Dies gilt erst recht, wenn sich zusätzlich noch grafische Elemente des Corporate Designs, ein Firmen-Logo o. ä. dort befinden. Durch den Einsatz eines Navigationsmenüs reduziert sich letztlich der verfügbare Raum für die eigentlichen Inhalte der Folie.

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Natürlich stehen rein technisch auch die seitlichen Ränder zur Verfügung, aber erstens ist an den Seiten meistens kein Platz vorhanden und zweitens können dort platzierte Navigationselemente den Betrachter verwirren, da in der Mitte eigentlich der Inhalt dargestellt wird. Rechtecke und andere Querformate sind dabei besonders ungeeignet, da diese möglichweise mit Inhaltselementen kollidieren könnten.

Blog Bilder Navigation Teil2 B6

Um das Problem zu lösen, ist es meist am besten, wenn Sie die Formen stark verkleinern, Texte abkürzen und Grafiken vereinfachen.

A) Des Weiteren können Sie die Buttons sehr eng zueinander setzen und evtl. mit Farbfüllungen versehen, damit sie deutlicher zu erkennen sind.
B) Manchmal ist es zweckmäßig, die Buttons anders anzuordnen.
C) Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Ihr Navigationsmenü in den oberen Bereich zu legen. Da diese Bereiche oft recht farbintensiv gestaltet sind, ist eine deutliche Kennzeichnung der Buttons sinnvoll.

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Um dieses Platzproblem zu umgehen, gibt es eine gute Lösung mittels eines Triggers.

A) Platzieren Sie Ihr Navigationsmenü (z. B. rechts) außerhalb der Folie. Versehen Sie diese Gruppe dann mit einem Animationspfad nach links.
B) Auf der Folie setzen Sie ein Rechteck in eine Ecke. Dann markieren Sie den Animationspfad, indem Sie direkt auf die gestrichelte Linie klicken.
C) Öffnen Sie nun im Menüband das Animationsmenü. Wählen Sie > Trigger > Beim Klicken auf > Rechteck … aus. Das bedeutet, dass die Animation erst dann ausgeführt wird, wenn Sie auf das Rechteck in der Ecke klicken – also erst bei Bedarf. Dann markieren Sie das Rechteck und wählen > Kein Rahmen und >100% Transparenz. So ist das Rechteck nicht zu sehen. Haben Sie das Rechteck groß genug erstellt, dann können Sie sehr leicht auf die richtige Fläche klicken und es erscheint das Navigationsmenü. Anschließend können Sie einen der enthaltenen Buttons mit den Hyperlinks auswählen.

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Diesen Trick können Sie in zweierlei Hinsicht sehr gut anwenden: Einerseits gibt es Situationen, bei denen Sie eine Grafik oder ein Foto einblenden, aber dieses Element nicht im Ausdruck sehen wollen. Sie können es auf die oben beschriebene Weise einblenden und dann mit einem weiteren versteckten Button wieder verschwinden lassen.

Andererseits wissen Sie als Referent nicht immer genau, welche Ergebnisse den Zuschauern bei einem Vortrag tatsächlich präsentiert werden müssen. Beim Präsentieren von Jahresabschlusszahlen kann es vorkommen, dass nach den nach den Zahlen vergangener Jahre gefragt wird. Bereiten Sie sich auf diese Möglichkeit vor, indem Sie sich (eben nur bei Bedarf) statt dem Navigationsmenü einige Buttons (als Gruppe) mit Links zu den Ergebnissen (bspw. in verschiedenen Excel-Tabellen) der letzten Jahre hinterlegen.

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8) Effektiver Einsatz des Folienmasters beim Navi-Menü

Die unter Punkt 7) beschriebenen Navigationsmenüs sind in erster Linie dafür gedacht, dass diese auf einzelnen Folien platziert sind.

Es wäre nun sehr aufwändig und letztlich auch speicher- und performance-intensiv, wenn Sie Ihr Navi-Menü auf jeder Folie einfügen würden. Stattdessen gibt es hierfür eine interessante Lösung: Platzieren Sie Ihre Gruppe mit den Hyperlinks und das „unsichtbare“ Rechteck für die Auslösung des Triggers auf dem Folienmaster, denn die Funktionen sind dann durchgängig aktivierbar!

Damit Sie sich mit dieser Variante erst einmal etwas anfreunden können, sollten Sie zunächst eine x-beliebige Form im Folienmaster einfügen, dann mit einem Link versehen und das Ganze im Präsentationsmodus mehrmals durchspielen.

Aber auch hier gibt es einige Komplikationen zu beachten, die sich auf das Funktionieren der Hyperlinks auswirken können:

A) Die blaue Form beinhaltet einen Link zur entsprechenden Website. Diese Form liegt AUF der Folie und somit können Sie im Präsentationsmodus den Mauszeiger über die gesamte Form bewegen, woraufhin  Ihnen die Linkadresse angezeigt und die Verbindung ausgeführt wird.
B) Hier wurde die nur farblich veränderte Gruppe des Navi-Menüs auf dem Folienmaster eingefügt. Teilweise liegt sie nun aber auch unter dem Platzhalter für den Inhaltstext (grau dargestellt). Wenn Sie jetzt den Mauszeiger hin-– und her bewegen, dann sehen Sie, dass sich der Zeiger verändert: Im linken Bereich der Form sehen Sie nur den normalen Pfeil, im rechten Bereich hingegen wird der Mauszeiger zur Hand. Das bedeutet: Wenn die Form auf dem Folienmaster von einem (hier zur Verdeutlichung eingefärbten) Platzhalter und / oder einem anderen Element auf der Folie  abgedeckt wird, dann kann die Aktion nicht ausgelöst werden!
C) Hier liegt nicht sichtbar das versteckte Rechteck auf dem Folienmaster. Wenn Sie mit der Maus in dieses Feld klicken, erscheint von rechts das bekannte Navigationsmenü.
D) Jetzt ist das Navi-Menü mit dem Animationspfad zum Vorschein gekommen und Sie können die dort eingerichteten Links benutzen. ABER nur die frei zugänglichen Link-Formen können aktiviert werden. Sie müssten die Länge des Animationspfades anpassen und verkürzen, damit alle Formen frei verfügbar sind.

Blog Bilder Navigation Teil2 B10

Achtung: Es kann sich auch als Nachteil dieser Vorgehensweise herausstellen, dass sich Ihre eingefügten Formen zur Navigation nun auf allen Folien befinden, die mit dem entsprechenden Master verbunden sind. Es ist somit empfehlenswert, sich hier einen neuen Master zu generieren, den Sie dann explizit auf die Folien anwenden, bei denen das Navi-Menü eingesetzt werden soll.

9) Einblenden eines „Pausenbildes“ zu jeder Zeit

Diese zuvor beschriebene Technik lässt sich sehr vielfältig einsetzen. Ein versteckter Button kann natürlich auch zu einer anderen Anwendung führen. Sie müssen sich als Referent nur merken, welcher „unsichtbare“  Button auf welcher Folie was auslöst.

Zum Beispiel ergibt es sich bei längeren Vortragsreihen oder Schulungen, dass spontan eine kurze Pause gewünscht wird. In diesem Fall ist es praktisch und visuell ansprechend, wenn Sie einfach und schnell ein Pausenbild einspielen können (welches bspw. in Form einer Uhr  animiert sein kann).

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Erstellen Sie zunächst Ihr Pausenbild. Dann speichern Sie dieses unter einem passenden Namen ab. Wenn es sich um mehrere Folien handelt oder sich Animationen wiederholen sollen, speichern Sie es als PowerPoint-Bildschirmpräsentation (.ppsx-Dateiformat) ab.

Danach erstellen Sie wie erlernt eine „unsichtbare“ Form auf dem Folienmaster und verlinken die Form mit der Datei – fertig! So können Sie jederzeit das Pausenbild starten, egal wo Sie sich gerade in der Präsentation befinden. Achtung: Achten Sie stets darauf, dass Sie die unsichtbare Form auf die richtige Folie im Folienmaster platzieren.

Wir wünschen Ihnen viel Freude beim Ausprobieren!