Datenschutz-Themen ansprechend mit PowerPoint visualisieren: 4 Ideen
Durch die stetig fortschreitende Digitalisierung und die neue Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) ist Datenschutz derzeit ein brandaktuelles Thema in vielen Firmen. Zahlreiche Unternehmen und deren Mitarbeiter müssen im Umgang mit den neuen Rechtsvorschriften geschult werden.
Leider neigen Präsentationen zu Rechtsthemen dazu, trocken und unübersichtlich zu sein. So ist es eine besondere Herausforderung, möglichst ansprechende, interessante und übersichtliche Präsentationen zu erstellen, die das Publikum fesseln. Wir zeigen heute, wie das besser geht!
Was genau bedeutet Datenschutz?
Grundsätzlich versteht man unter Datenschutz den Schutz vor missbräuchlicher Verwendung von Daten. Diese Daten können aus verschiedenen Bereichen sein, betreffen aber vorrangig personenbezogene Daten (z.B. allgemeine Personendaten, Daten zu ethnischer Herkunft, Kontonummern, etc.).
In Deutschland bzw. der EU ist durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) die Regeln zur Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten klar festgelegt. Mit der Einführung im Jahr 2018 hat sich einiges im Datenschutz verändert.
Betroffene Personen haben mehr Rechte, wenn es um die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten geht. Sie haben das Recht, den Zweck der Datenverarbeitung zu erfahren, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen oder auch die Übertragung Ihrer Daten zu einem anderen Verantwortlichen zu beantragen.
Datenschutz im Unternehmen
Für Unternehmen bedeutet die Einführung der DSGVO, dass sie sich strengeren Vorgaben beugen müssen, wenn sie den hohen Bußgeldern aus dem Weg gehen wollen. Gerade für Firmen, die mit Daten von Käufer:innen arbeiten ist der Schutz und die Einhaltung personenbezogener Daten wichtig.
Artikel 37 der DSGVO benennt die Pflicht des Einsatzes eines/r Datenschutzbeauftragen für bestimmte Unternehmen. Zu den Aufgaben zählt nicht nur zu überprüfen, ob die jeweiligen Vorgaben vom Unternehmen eingehalten werden, sondern auch Mitarbeitende für sie zu sensibilisieren.
Stellen Sie Ihre/n Datenschutzebeauftragte:n auch in Unternehmenspräsentationen oder bei Onboardings vor. Verwenden Sie dafür gerne Folien von PresentationLoad!
Ein gutes Instrument für die Sensibilisierung von Mitarbeitenden ist dabei die Datenschutz-Schulung, mit welcher Mitarbeitende über die wichtigsten Vorschriften zur Verarbeitung personenbezogener Daten unterrichtet werden. Eine fehlende Aufklärung der Mitarbeitenden führt bei Datenschutzverletzungen zu hohen Strafen und Bußgeldern.
Lassen Sie außerdem nicht den Datenschutz am Arbeitsplatz außer Acht. Halten Sie sich dafür an die „4-clean-desk-Regeln“:
- Computer sperren beim Verlassen des Arbeitsplatzes
- Keine Passwort-Notizen offen liegen lassen. Besser: Verwenden Sie einen Passwort-Manager auf Ihrem PC
- Keine sensiblen Informationen offen sichtbar liegen lassen
- Keine persönlichen Gegenstände wie Schlüssel, Mitarbeitendenausweis oder Handy liegen lassen
Außerdem sollten Sie sich an diese Regeln halten:
- Passwörter nie weitergeben
- Keine private Software im Unternehmen verwenden
- Löschen oder vernichten Sie Dokumente mit personenbezogenen Daten, die nicht mehr benötigt werden
- E-Mails mit personenbezogenen Daten immer verschlüsselt versenden
- Auf Firmengeräten keine Messenger-Dienste wie WhatsApp verwenden
- Im Homeoffice eine VPN-Verbindung nutzen und Daten in einer Cloud speichern
Was muss in Ihre Datenschutzerklärung?
Folgende Punkte müssen in Ihrer Datenschutzerklärung einbezogen werden:
- Kontaktdaten Ihres Unternehmens
- Zweck der Datenverarbeitung
- Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
- Betroffenenrechte
- Speicherdauer der erhobenen Daten
- Beschwerderecht
Stellen Sie sicher, dass Interessierte und Kunden/Kundinnen Ihres Unternehmens jederzeit auf diese Informationen zugreifen können.
4 Ideen Datenschutz mit PowerPoint besser zu vermitteln
Die Vermittlung von Datenschutzthemen kann oft langatmig und eintönig sein. Rechtliche Themen sind wichtig, aber werden zu oft trocken vermittelt. Mit den folgenden vier Ideen können Sie Ihre Datenschutzthemen anschaulich in PowerPoint präsentieren.
1. Darstellung mit Schaubildern
Bilder sind einprägsamer als Text und Schaubilder eignen sich besonders, um Inhalte übersichtlich und ansprechend für Ihr Publikum aufzubereiten. Ein Schaubild, wie Sie es hier sehen, lässt sich in PowerPoint schnell erstellen:
- Fügen Sie in der Folienmitte ein Piktogramm einer Person ein.
- Zeichnen Sie mit der Form Ellipse einen Kreis und kopieren Sie diesen, so oft Sie ihn benötigen.
- Nun fügen Sie zum Thema passende Piktogramme in diese Kreise ein.
- Erstellen Sie Verbindungslinien zwischen der Person und den Kreisen und ordnen Sie diese dann je nach Geschmack rund um die Person an.
2. Einsatz von SmartArts
Um Ihre Präsentation zusätzlich optisch aufzuwerten, können Sie SmartArts als Ersatz für langweilige Listen nutzen:
- Notieren Sie sich hierfür alle Listenelemente auf der Folie untereinander und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierte Liste.
- Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl In SmartArt konvertieren, wodurch ein kleiner Katalog an vorhandenen SmartArt Grafiken eingeblendet wird.
- Klicken Sie in diesem Katalog auf den Punkt Weitere SmartArt Grafiken und wählen Sie im Dialogfeld links eine passende Rubrik. Suchen Sie sich nun rechts eine geeignete SmartArt aus.
- Im oben eingeblendeten Reiter SmartArt-Tools/Entwurf und darunter Farben ändern können Sie das Aussehen des Schaubildes Ihren Wünschen entsprechend anpassen.
- Vorhandene Bild Platzhalter können Sie abschließend durch geeignete Piktogramme ersetzen.
3. Textstellen oder Wörter hervorheben
Manchmal ist es wichtig, bestimmte Begriffe oder Textfragmente optisch hervorzuheben. Hierfür gibt es in PowerPoint mehrere Möglichkeiten:
- Nutzen Sie farbige oder fette Schrift.
- Alternativ können Sie ein halbtransparentes farbiges Rechteck über die entsprechenden Stellen legen.
4. Inhalte mit Bildern hinterlegen oder Piktogramme und Icons nutzen
Folien können mit ganzflächigen Hintergrundfotos optisch aufgewertet werden, solange diese nicht zu dominant sind. Zum Thema Datenschutz eignen sich zum Beispiel Grafiken von Computern, Tresoren oder Vorhangschlössern – kurz: Bilder, die Sicherheit suggerieren.
Zu diesem Zweck können Sie auf die bereits vorhandenen Symbole in PowerPoint zurückgreifen oder zusätzliche Symbole und Icons von Onlineportalen herunterladen. Natürlich können Sie auch unsere kostenlosen Vorlagen für Icons und Siegel zum Thema EU-DSGVO nutzen.
Verwenden Sie zudem gerne Folien von PresentationLoad mit Icons bzw. DSGVO Themen aus diesem Set:
So wird es Ihnen ein Leichtes sein, dieses streckenweise sehr trockene Thema interessant und anschaulich zu gestalten.
Fazit: Datenschutzthemen gekonnt mit PowerPoint vermitteln
Vermeiden Sie zukünftig Bußgelder und arbeiten Sie Ihre Mitarbeitenden gekonnt in Datenschutzthemen ein. Mit unseren 4 Tipps wird Ihre Präsentation nicht zu trocken und alle wichtigen Informationen werden in den Köpfen Ihrer Kollegen und Kolleginnen bleiben.
Sie haben Fragen zum Beitrag oder zu PowerPoint allgemein? Zögern Sie nicht uns unter [email protected] zu kontaktieren. Wir helfen Ihnen gerne weiter!
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