Wenn Sie Strukturen, wie beispielsweise Ihre Unternehmensstruktur oder die Organisation eines Projektes vorstellen möchten, sollten Sie auf ein Organigramm setzen.

Ein Organigramm erstellen ist nicht schwer und ist eine gute Methode Ihre komplexen Inhalte anschaulich darzustellen. Wir zeigen Ihnen heute wie das geht.


Was ist überhaupt ein Organigramm?

Organigramm erstellen Beispiel


Das Wort Organigramm setzt sich zusammen aus „Organisation“ und „Diagramm“. Die Wortzusammensetzung lässt demnach darauf schließen, dass es sich hier um ein Diagramm handelt, welches in übersichtlicher Weise organisierte Strukturen darstellt.

Ein Organigramm beschreibt die interne Struktur eines Unternehmens, einer Organisation oder eines Projektes. Das Organigramm kann verschiedene Inhalte und Aufbauorganisationen besitzen. So können Hierarchien, Abteilungen, Positionen, Mitarbeiter:innen oder Kontakte in einfachen visuellen Kästchenformen visualisiert werden, um die Hierarchien und Strukturen anschaulich darzustellen.

Anstelle von Kästchen sind auch andere Formen denkbar. Das Organigramm ist so aufgebaut, dass es miteinander verbundene Abteilungen und Positionen entsprechend anzeigt. Ein solcher Strukturaufbau kann auch Fotos, Namen, Kontaktangaben, Symbole, Links und E-Mail-Adressen beinhalten.

Organigramme weisen verschiedene Ebenen auf. Das können Hierarchie-Ebenen sein oder auch besonders verbundene Abteilungen, bei flachen Hierarchien. Die Ebenen können durch unterschiedlich gestaltete Linien miteinander verbunden werden. Oft sind die Ebenen durch durchgezogene oder gestrichelte Linien definiert.

Weitere Bezeichnungen sind Strukturplan, Organisationsplan und Organisationsschaubild. Definiert das Diagramm auch Arbeitspositionen, so ist von einem Stellenplan die Rede.


Welchen Nutzen haben Organigramme?

Ein Organigramm sorgt für eine Visualisierung der Unternehmensstruktur und der internen Hierarchien. Ein Organigramm kann auch für eine Abteilung erstellt werden und Positionen sowie Aufgabenbereich klar definiert anzeigen.

Unternehmen und Organisationen können für Außenstehende unübersichtlich strukturiert sein. Ein gut erstelltes Organigramm sorgt dafür, dass die Strukturen verstanden werden und ein/e Kunde/Kundin oder Mitarbeiter:in sich immer an die passende Stelle wenden kann. Das ist beispielsweise gerade bei neuen Mitarbeiter:innen und deren Onboarding wichtig.

Auch für die firmeninterne Personal- oder Ressourcenplanung kann ein Organigramm verwendet werden.Viele weitere Einsatzbereiche sind möglich.


Organigramm erstellen – Diese Optionen haben Sie

Ein Organigramm kann mit verschiedenen Computerprogrammen erstellt werden. In Windows-Office-Lösungen, wie Microsoft Word oder PowerPoint, können Sie mit Hilfe von SmartArt-Grafiken ein Organigramm erzeugen. Es können auch andere Softwarelösungen, wie beispielsweise Visio oder Lucidchart, genutzt werden. Lucidchart arbeitet Cloud-basiert und hebt die PowerPoint-Einschränkungen bei der Organigramm-Erstellung auf.
Um ein Organigramm in PowerPoint zu erstellen, erhalten Sie nachfolgend eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.


Organigramm erstellen in PowerPoint – Schritt-für-Schritt-Anleitung

Organigramme in PowerPoint zu erstellen, ist auch für Office-Anfänger mit einer passenden Schritt-für-Schritt-Anleitung möglich. Die Funktionen zur Erstellung eines Diagramms sind in PowerPoint, im Gegensatz zu anderen Programmen, sehr eingeschränkt nutzbar. Dennoch kann ein Organigramm erstellt werden und mit der passenden Zusatzsoftware, wie beispielsweise Lucidchart, kann die Limitierung in der Diagrammerstellung aufgehoben werden.

Vor der Erstellung: Diese Arten an Organigrammen gibt es

Bevor Sie ein Organigramm erstellen, sollten Sie sich fragen, was Sie damit verdeutlichen wollen und wie umfangreich es werden soll. Sie haben hierbei die Möglichkeit verschiedene Arten an Organigrammen zu wählen:

  • Hierarchisches Organigramm

Die meist genutzte Organigramm-Form. Hier sind die hierarchischen Strukturen klar erkennbar dargestellt. An der Spitze befindet sich eine Person mit höchster Autorität und Verantwortung (z.B. Geschäftsführer:in). Nach unten hin abnehmend Personen mit weniger Autorität und Verantwortung. Es entsteht eine Pyramidenform.

Hierarchisches Organigramm erstellen

  • Flaches Organigramm

Auch horizontales Organigramm genannt. Diese Form besteht meist nur aus zwei Ebenen und eignet sich so zur Visualisierung flacher Hierarchien. Wird oft verwendet für StartUps.

flaches Organigramm erstellen

  • Matrix-Organigramm

Eignet sich für Unternehmen mit mehr als einem/r Vorgesetzem/n. Passend für Unternehmen, in welchen viele verantwortliche Projektmanager:innen arbeiten.

Matrix Organigramm erstellen

Sie haben sich für eine Art entschieden? Dann können Sie so ein Organigramm in PowerPoint erstellen:

Schritt 1: SmartArt-Grafik einfügen

In MS-PowerPoint sollte zunächst ein neues Dokument ausgewählt werden. Klicken Sie im neuen Dokument „Einfügen“ in der Registerkarte. Hier wählen Sie den Punkt „SmartArt“ aus.


Organigramm erstellen SmartArt


Im Auswahlfenster „SmartArt“ können Sie nun den gewünschten Grafiktyp selektieren. Um ein Organigramm zu erstellen, sollte „Hierarchie“ als Grafiktyp gewählt und anschließend die Organigramm Vorlage (Layout) ausgesucht werden. Bestätigen Sie dann das gewählte Layout durch Klick auf „OK“.


Organigramm erstellen Hierarchie


Schritt 2: Einfügen des Textes in das Organigramm

Fügen Sie der SmartArt-Grafik Text zu, indem Sie auf eine Form bzw. ein Feld klicken. Bei der Erstellung eines Organigramms ist es wichtig, alle Strukturen, Positionen oder Personen zu beachten. Das Organigramm soll aufklären und nicht verwirren, daher sollte über die entsprechende Gestaltung bereits vor der Erstellung nachgedacht werden. Jede Form bzw. jedes Feld steht für eine Abteilung, eine Führungsperson, eine/n Mitarbeiter:in oder eine Unternehmensposition. Auch Stellenbeschreibungen können in Felder eingefügt werden. Sie können direkte im Textbereich den Text in die passenden Felder einfügen. Klicken Sie dazu im Textbereich auf [Text], und geben Sie Ihre eigene Beschriftung ein. Sie können den Textbereich jederzeit ein und ausblenden durch Klick auf das Pfeil-Symbol „>“ und das Steuerelement am Rande der SmartArt-Grafik in PowerPoint.


powerpoint organigramm erstellen


Schritt 3: Zusätzliche Felder (Formen) einfügen

Die ausgewählte SmartArt-Grafik hat zur Erstellung eines Organigramms in der Regel nicht genügend Felder. Es müssen also Formen hinzugefügt werden, um das Organigramm anschaulich zu gestalten. Um Felder hinzuzufügen, klicken Sie „Form hinzufügen“ unter „Grafik erstellen“ in der Registerkarte „SmartArt-Design“.


Organigramm erstellen Form hinzufügen


Die Schaltfläche ermöglicht es, ein Feld in das Organigramm an der gewünschten Stelle einzufügen. Hier selektieren Sie, wer in der Hierarchie des Organigramms vor der hinzuzufügenden Schaltfläche steht und welche Ebene oder Person danach kommt.

Dem/r Hauptgeschäftsführer:in (CEO) kann eine unterstellte Ebene in Form eines Feldes hinzugefügt werden. Diese kann beispielsweise eine der Geschäftsführung unterstellte Abteilung oder eine unterstellte Abteilungsleitung zeigen. Dieser können wiederum andere Abteilungen oder Mitarbeiter:innen unterstellt werden.

Schritt 4: Anpassen von Hierarchien

Hierarchien können durch eine Änderung des Layouts angepasst werden. Wenn Sie das Organigramm in PowerPoint entsprechend ändern möchten, wählen Sie die Form, die verschoben werden soll, per Klick aus.

Sie können die ausgewählte Form entweder vertikal durch „Tiefer stufen“ oder „Höher stufen“ verschieben oder horizontal durch „Nach unten“ oder „Nach oben“ in die passende Position bringen. Die Schaltflächen zum Verschieben der Form sind in der Schaltfläche „Grafik erstellen“ in den SmartArt-Design zu finden.


Organigramm erstellen tiefer


Das Organigramm kann jederzeit nach individuellen Wünschen geändert werden. Wenn sich die Struktur eines Unternehmens ändert, Abteilungen oder Positionen andere Hierarchien erhalten, dann können die Formen passend bearbeitet werden.
Wenn eine Abteilung beispielsweise einer anderen Abteilung, durch Strukturveränderungen untersteht, dann wählen Sie die „Entwurf“-Registerkarte aus. Die visuell herabzusetzende Abteilung kann dann direkt über die Schaltfläche „Tiefer stufen“ nach unten verschoben werden.

Schritt 5: Formatieren des Organigramms

Das Design des Organigramms kann individuell verändert werden. Ist das Layout wie gewünscht erstellt worden, kann die Formatierung starten. Sie können Layout-Designs, diverse Farben sowie unterschiedliche Schriftarten ausprobieren. Die entsprechenden Schaltflächen sind im oberen Bildschirm-Bereich zu finden.

Die Alternative #1: Lucidchart – Organigramm erstellen

Wer ein Organigramm in PowerPoint erstellen möchte, kann das Programm Lucidchart als Add-in nutzen. Das Programm ist in der Testversion kostenlos verfügbar und erweitert die Funktionen zur Organigrammerstellung in PowerPoint. Weitere Informationen finde Sie hier.


Organigramm erstellen mit Lucidchart


Lucidchart – was wird benötigt?

Neben einer modernen PowerPoint-Programmversion von Microsoft, wird das Add-in selbst benötigt. Zusätzlich müssen Sie ein kostenloses Konto bei Lucidchart erstellen. Ist das Add-in platziert und Sie haben erfolgreich ein Konto angelegt, können Sie ein neues Dokument in PowerPoint öffnen. In der Formenbibliothek des Organigramms wählen Sie „+ Formen“ aus, damit so weitere, durch das Add-in erhältlich Formen aktiviert werden.

Formenbibliothek von Lucidchart

Sie möchten neue Formen zu Ihrem Organigramm hinzufügen? Wenn Sie die Formenbibliothek aktiviert haben, können Sie ganz einfach per Drag-and-Drop die gewünschten Formen in den Arbeitsbereich ziehen. Wenn Sie die Form eingefügt haben, können Sie direkt neben der Form zur weiteren Bearbeitung das Zahnrad-Symbol anklicken.

Anschließend kann die Form selbst im Arbeitsbereich bearbeitet werden. Organigrammformen können durch das Add-in auch miteinander verbunden werden. Es können beliebige Hierarchien erstellt und übersichtlich dargestellt werden. Die Verbindung von Organigrammformen gelingt, wenn Sie mit der Maus über die Form fahren und auf den roten Punkt klicken, der erscheint. Anschließend können Sie die Form in die notwendige Richtung ziehen.

Importieren von Daten

Organigramm-Daten können durch das Add-in direkt importiert werden. Dazu ist allerdings eine kostenpflichtige Nutzung von Lucidchart notwendig. Wenn Sie ein kostenpflichtiges Konto erstellt haben, müssen lediglich Ihre Daten zur Verfügung gestellt werden.

Die kostenpflichtige Version von Lucidchart sorgt für den Datenimport und die Erstellung des Diagramms. Damit der Datenimport gelingt, sollten die Daten tabellarisch organisiert und im CSV-Format gespeichert werden. Wenn Sie die Daten in diesem Format organisiert haben, können Sie diese über „Daten importieren“ (Schaltfläche) eingefügt werden. Die Schaltfläche für den Datenimport ist unter den Organigrammformen zu finden.

Es können Felder wie Mitarbeiter-ID, Name, Abteilung, Rolle im Unternehmen, E-Mail, Telefon, ID des/r Vorgesetzten sowie weitere Informationen eingefügt werden.

Die Alternative #2: Microsoft Visio – Organigramm erstellen

Mit Microsoft Visio können Sie ebenso schnell ein ansprechendes Organigramm erstellen. Visio ist ein Visualisierungsprogramm von Microsoft für Windows. Sie können für 30 Tage eine kostenlose Demoversion testen, danach ist die Software kostenpflichtig.

Sie haben sich für Visio entschieden und möchten mit der Software Ihr Organigramm erstellen? Dann wählen Sie in dazu einfach nach dem Start von Microsoft Visio den Reiter „Kategorien“ aus und klicken Sie anschließend auf den Punkt „Geschäft“ und wählen Sie „Organigramm“ aus. Bestätigen Sie anschließend durch einen Klick auf den Button „Erstellen„.


Microsoft Visio Organigramm erstellen


Fazit: Setzen Sie auf Organigramme zur besseren Visualisierung Ihrer Unternehmensstrukturen!

Wenn Sie interne Unternehmensstrukturen oder anderweitig hierarchische Strukturen vermitteln möchten, sollten Sie auf ein Organigramm zurückgreifen. Mit seiner klaren visuellen Verbildlichung sind komplexe Strukturen besser nachvollziehbar.

Nutzen Sie zur Erstellung eines Organigramms PowerPoint oder eine der genannten Alternativen. Mit unseren Schritt-für-Schritt-Anleitungen gelingt auch Ihr Organigramm!

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Sie haben Fragen zum Erstellen eines Organigramms oder generelle Fragen zu PowerPoint? Wenden Sie sich gerne per Mail an becker@presentationload.de. Wir helfen Ihnen weiter!

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