Agiles Management mit Kanban – das sollte man darüber wissen!

Lesezeit: 7 Min.
| Author: Tom Schweitzer

Kanban – ein Begriff, den man im Managementbereich immer wieder mal hört. Kein Wunder, denn die Methode erfreut sich immer größerer Beliebtheit und wird in immer mehr Bereichen angewendet. Man sollte also ein wenig darüber Bescheid wissen, wenn man mitreden will. Was genau ist Kanban eigentlich? Wo lässt es sich einsetzen und was bringt es? Und wie wird Kanban umgesetzt? Hier die Antworten:

Was ist es und woher kommt es? Eine Kanban-Definition

Kanban gehört heute zu den am häufigsten angewandten agilen Managementmethoden. Ursprünglich entwickelt wurde es zur Logistiksteuerung in der Produktion. Und das bereits in den 1950er Jahren. Damals suchte der Ingenieur Taiichi Ohno für die Toyota Werke in Japan nach einer Möglichkeit, die Produktionslogistik zu optimieren. Ein verbesserter Produktionsfluss sollte ohne Qualitätsverlust und Produktionsengpässe oder -überschüsse umgesetzt werden.
Seine Inspiration erhielt Ohno vom Supermarkt. Dort werden Produkte dann nachgeordert, wenn der Vorrat sich dem Ende neigt. Diese Hol-Prinzip übertrug Ohno auf die Produktion – mit Erfolg. Die Methode wurde bald auch in anderen Unternehmen angewandt und auf andere Bereiche, insbesondere auf das Projektmanagement und die Softwareentwicklung, angepasst und die Kanban Definition dadurch erweitert. Mitarbeiter und Teams – oder sogar Einzelpersonen im Selbstmanagement – bearbeiten Aufgaben nach dem Hol-Prinzip. Die Methode ist einfach, effektiv, wirkt motivierend und sorgt für einen fluiden Workflow.

Zentrales Element der Kanban Anwendung: das Kanban Board

Wie funktioniert Kanban nun? Eigentlich ist das Kanban-Prinzip erstaunlich einfach. Das zentrale Element gibt der Methode auch ihren Namen. Das Wort „Kanban“ bedeutet im Japanischen so viel wie „Karte“ oder „Tafel“. Und eine Tafel visualisiert bei der Methode die Aufgaben und ihren Status. Klassischerweise hat ein Kanban-Board drei Spalten: „zu erledigen“, „in Bearbeitung“ und „erledigt“. Farbige Karten enthalten die verschiedenen Aufgaben und wandern je nach Bearbeitungsstatus von Spalte zu Spalte.
Das Kanban Board ist flexibel anpassbar. Es können also in Kanban-Vorlagen auch mehr oder weniger Spalten für die Stufen eines Entwicklungsprozesses verwendet werden. Mitarbeiter und Teams arbeiten dabei nach einem Pull-Prinzip. Sie „holen“ sich zu erledigende Aufgaben und bearbeiten sie. Diese wandern dabei in die jeweils nächste Spalte. Auf diese Weise werden alle Aufgaben zügig bearbeitet und es zeigt sich schnell wie agil Kanban ist.
Damit ist die grundlegende Kanban Anleitung bereits gegeben. Das Kanban-Board ist heute nicht mehr unbedingt analog, sondern findet in digitaler oder kombinierter Form Anwendung. Wer im Projekt Management Kanban nutzen möchte, kann dies bequem mit einer Softwarelösung und entsprechenden Kanban-Vorlagen auch z.B. in PowerPoint tun.

Die Kanban PowerPoint-Vorlage können Sie hier herunterladen: https://www.presentationload.de/kanban.html

Regeln der Kanban Anwendung: vier Prinzipien und sechs Praktiken

Um die Funktionalität des Systems sicherzustellen und zu erhöhen, wurde es von David Anderson, der Kanban 2007 auf die Softwareentwicklung übertrug, um vier Grundprinzipien und sechs Praktiken als Kanban-Anleitung ergänzt.

Die vier Prinzipien lauten:

Beginnen Sie mit dem, was Sie jetzt tun:
Kanban verändert Prozesse nicht, sondern wird auf sie angewendet, damit sie sich von selbst anpassen. Deshalb kann es jederzeit und ohne große Änderungen eingeführt werden.
Inkrementelle, evolutionäre Veränderungen verfolgen:
Kanban soll tiefgreifende Veränderungen bewirken. Diese sollen aber nicht einmalig implementiert, sondern evolutionär entwickelt werden. Dadurch werden Unsicherheiten, Unruhe und Widerstand minimiert.
Aktuelle Prozesse, Rollen & Verantwortlichkeiten berücksichtigen:
Da Kanban nicht als revolutionäre Neuerung daherkommt, müssen bereits vorhandene Strukturen und Herangehensweisen der Methode nicht notwendigerweise weichen, wenn sie sich als sinn- und wertvoll erweisen.
Zu Führungsverantwortung auf allen Ebenen ermutigen:
Kanban soll nicht nur zu Verbesserungen auf der Führungsebene animieren, sondern von allen Beteiligten angenommen und umgesetzt werden, damit auch die alltägliche, praktische Ebene profitiert.

Die sechs Praktiken lauten:

Workflow visualisieren:
Prozessschritte oder Aufgaben müssen für alle sichtbar auf dem Kanban-Board visualisiert werden. Ein stetiger Workflow muss gegeben und sichtbar sein.
Aufgabenmenge begrenzen:
Die Menge der in Bearbeitung befindlichen Aufgaben muss angemessen limitiert sein, damit nicht zu viele Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden oder der Fokus verloren geht und damit sich keine Engpässe bilden, an denen sich ein Ticketstau bilden könnte.
Klare Regeln definieren:
Vorgaben und Gesetzmäßigkeiten des Prozesses (beispielsweise, wann eine Aufgabe als erledigt gilt) sollten allen Beteiligten klar sein.
Leadership fördern:
Mitarbeiter auf allen Ebenen sind als Verantwortungsträger anzusehen und zu aktivieren.
Modelle verwenden:
Zum besseren Verständnis und um effizientere Ansätze zu finden, sind Modelle sinnvolle Hilfsmittel.
Kontinuierliche Verbesserung:
Um nachhaltige, stetige Verbesserung zu erzielen, müssen Prozesse und Praktiken regelmäßig analysiert und angepasst werden.

Was kann Kanban (nicht)?
Nichts im Leben ist perfekt, auch Kanban nicht. Wie bei allen Methoden, gibt es auch hier Vor- und Nachteile, Stärken und Schwächen. Nicht in jedem Arbeitsbereich ist es aus der Vielfalt der Methoden die beste Wahl. Deshalb ist Abwägen gefragt.

Was klappt mit Kanban gut und wo ist die Methode von Vorteil?

Bei der Arbeitsbewältigung zeigt sich, wie agil Kanban ist. Arbeitsmotivation- und Geschwindigkeit steigen durch den hohen Anteil an Selbstorganisation und Eigenverantwortung.
Mit Kanban verläuft die Arbeitsverteilung und -bewältigung weitgehend autonom. Managementaufgaben werden dadurch reduziert.
Kanban ist vergleichsweise flexibel. Es lässt sich gut an individuelle Prozesse anpassen und ist zudem mit anderen Managementmethoden kombinierbar.
Die agile Methode fördert schnelle Prozesse und macht Probleme und Fehlentwicklungen ebenso schnell sichtbar.

Und wo liegen die Schwächen von Kanban?

Damit Kanban funktioniert, müssen Arbeitsschritte und Aufgaben klar voneinander abgrenzbar sein. Stark ineinandergreifende Prozesse lassen sich damit nicht sehr effizient abarbeiten.
Da Aufgaben mit Kanban nicht entsprechend delegiert werden, kann Zeitmanagement unter Umständen zum Problem werden.
Wo sehr rigide Deadlines gelten, können deshalb andere Methoden vorteilhafter sein.
In Teams mit sehr spezialisierten Mitarbeitern, kann Kanban zu Engpässen und unterschiedlich starker Auslastung der Mitarbeiter bei der Aufgabenbewältigung führen.
Das Kompetenzspektrum sollte also für Kanban möglichst gleichmäßig abgedeckt sein.
Das Kanban Board bedarf aufmerksamer Betreuung, damit die Übersicht erhalten bleibt.

Ähnlich und doch anders: Kanban und Scrum

Ähnlich bekannt und verbreitet wie Kanban ist Scrum. Auch Scrum ist eine Methode des agilen Projektmanagements. Sie hat vieles mit Kanban gemeinsam, aber auch einige Eigenheiten, die sie von Kanban unterscheiden. Viele potenzielle Anwender, die im Projekt Management Kanban oder Scrum nutzen möchten, fragen sich, welche Methode für sie besser geeignet ist. Diese Frage kann nicht pauschal beantwortet werden – und dass muss sie eigentlich auch gar nicht, denn die Methoden schließen sich nicht gegenseitig aus, sondern sind durchaus kombinierbar, wie ein Blick auf die Gemeinsamkeiten und Unterschiede zeigt:

Die Gemeinsamkeiten:

Beide Methoden sind agil und arbeiten mit einem Pull-Mechanismus (Aufgaben werden aus einem Aufgabenpool gewählt), wobei die Work in Progress limitiert ist.
Sowohl Kanban als auch Scrum fördern und betonen transparente Abläufe und die Verantwortlichkeit Beteiligter aller Ebenen.
Verbesserungen sollen bei beiden Methoden durch regelmäßige Analysen zum fortschreitenden Prozess werden.

Hier unterscheiden sich Kanban und Scrum:

Scrum besitzt mehr methodischen Unterbau und ist komplexer als Kanban. Das betrifft Abläufe (beispielsweise in Form von Iterationen) und Regeln.
Scrum schreibt den Beteiligten feste Rollen (Product Owner, Scrum Master und Team) zu. Damit ist für Scrum eine bestimmte Teamgröße erforderlich, während Kanban sogar von Einzelpersonen zur Arbeitsorganisation genutzt werden kann.
Als zusätzliche Kategorie der Aufgabeneinteilung ist bei Scrum ein Backlog vorgesehen, durch das sich Prioritäten und übergeordnete Ebenen erfassen lassen. Es ist den zu erledigenden Aufgaben vorgeordnet. Beim Kanban kann dieses Tool optional genutzt werden.
Ein Scrum Board wird nach einem Sprint neu gesetzt, während das Kanban Board prinzipiell kontinuierlich fortgeführt werden kann.
Scrum ist von seinem Aufbau her lediglich für Projektarbeiten und kaum für routinemäßige Aufgaben geeignet, Kanban hingegen lässt sich auf beides anwenden.

Hybridlösung: Scrumban

Dass Kanban und Scrum sich gut vereinen lassen, ist kein neuer Gedanke. Und deshalb gibt es auch ein Hybridmodell: Scrumban. Es vereint Elemente aus beiden Methoden. Meetings, Sprints und Feedback-Runden aus dem Scrum werden mit dem Kanban-Gedanken der ebenenübergreifenden Verantwortung und Verbesserung verbunden. Letztlich lassen sich die Methoden aber ohnehin flexibel kombinieren, sodass eine explizite Entscheidung für einen Ansatz nicht unbedingt erforderlich ist.