PPT-Präsentationen vorbereiten: 11 Tipps für eine erfolgsgarantierende Vorbereitung!
Präsentationen gehören im Jahr 2023 zum Alltag einer jeden Business-Person. Doch nicht immer gelingt es, die Präsentation zielführend und interessant zu gestalten. Dabei beginnt bereits alles mit der richtigen Vorbereitung und Strukturierung.
Mit einer professionellen Präsentation ebnen Sie den Weg zu Ihrer Kundschaft, indem diese Ihnen die Gelegenheit liefern, Ihr Anliegen oder Thema darzustellen. Bereiten Sie sich also auf diese Chance vor, denn eine bestmögliche Vorbereitung macht bereits 50% Ihres Erfolgs aus. Wir haben für Sie 11 Tipps zusammengestellt, die Sie befolgen sollten, um eine professionelle Präsentation und einen guten Eindruck abzuliefern.
Präsentationen vorbereiten: Warum das so wichtig ist für eine erfolgreiche Präsentation
Für jede erfolgreiche Präsentation ist es wichtig gut vorbereitet zu sein. Mit bestmöglicher Vorbereitung sind Sie in Ihrer Präsentationserstellung schneller, effizienter und schlussendlich auch gewinnbringender. Zielführend ist dabei vor Allem eine gute Struktur. Das ist das A&O ihrer Präsentation.
Mit einer guten Struktur liefern Sie eine professionelle und reiflich durchdachte Präsentation ab, die ihr Publikum überzeugt. Auch für Sie selbst ist eine gute Struktur hilfreich, da sich einen roten Faden durch Ihre Präsentation zieht, an dem Sie sich daran orientieren können.
Setzen Sie also auf eine bestmögliche Vorbereitung, damit Sie vor dem Publikum nicht unprofessionell und unvorbereitet erscheinen.
Präsentationen vorbereiten: So viel Zeit sollten Sie einplanen
Sie wissen, dass Sie in ein paar Wochen eine Präsentation halten. Doch wann sollten Sie mit der Vorbereitung beginnen? Hier müssen wir leider eine enttäuschende Antwort liefern: Eine allgemeingültige Richtlinie gibt es nicht. Ihre Vorbereitungszeit hängt von dem Thema Ihrer Präsentation ab, von Ihren Fähigkeiten im Umgang mit PowerPoint und Ihren Präsentationserfahrungen.
Dennoch können Sie sich in etwa an eine Faustregel von Wayne Burgraff (amerikanischer Philosoph des 18. Jahrhunderts) halten: „Es dauert eine Stunde Vorbereitung für jede Minute Präsentationszeit.“
Beginnen Sie also früh genug mit der Vorbereitung. Seien Sie lieber etwas zu früh mit den Vorbereitungen fertig, als zu spät zu beginnen und Ihre Vorhaben nicht mehr erreichen zu können.
Präsentationen vorbereiten: Diese Fragen sollten Sie im Vorhinein beantworten
Für jede Präsentation gibt es eine Auswahl an Basic-Fragen, die unabhängig vom Thema gelten. Diese sollten Sie im Zuge Ihrer Vorbereitung für sich beantworten. Wir haben die Fragen in diesem Absatz für Sie aufgelistet:
- Welches Ziel hat Ihre Präsentation? (Hilfe zum Ziele definieren finden Sie in diesem Beitrag)
- Wer ist die Zielgruppe? (Alter, Beruf, Wissensstand, Erwartungen)
- Wie groß ist das Publikum?
- Wie lautet das Thema/die Themen? Was sind Ihre Kernbotschaften?
- Wie viel Zeit haben Sie für Ihren Vortrag?
- Wie sind die räumlichen Gegebenheiten? Welche Medien (Beamer, Laptop, Mikrofon) können Sie dort nutzen?
- Wo finden Sie Informationen über Ihr Thema?
- Haben Sie eine gute Struktur geplant? (Tipps hier)
- Wie gestalten Sie Ihre Folien optisch ansprechend? (Bilder, Videos, Design, Schriftgröße)
- Wie gestalten Sie den Vortrag spannend? (Humor, Anekdoten, etc.)
- Haben Sie Ihren Vortrag geprobt (v.A. hinsichtlich Zeitdauer und Wirkung auf Externe)? Wo können Sie notfalls kürzen?
- Welche Sprechtechniken möchten Sie im Vortrag nutzen? (Tipps hier)
- Wie arbeiten Sie mit Gestik, Mimik und welche Kleidung ziehen Sie unterstützend an? (Tipps hier)
- Wie gehen Sie mit Pannen um? (Tipps gibt es hier)
- Sind Sie auf Fragen vorbereitet? Gibt es genug Zeit für Fragen? (Tipps hier)
Wir zeigen Ihnen nun im Folgenden 11 Tipps und Tricks, wie Sie diese Fragen beantworten können, um Ihre professionelle Präsentation zu erstellen und Ihr Auditorium zu überzeugen!
Präsentationen vorbereiten: 11 Tipps für eine erfolgsgarantierte Präsentation
1. Struktur ist alles
Eine Struktur Ihrer Präsentation ist das A&O. Sie liefert einen roten Faden für Sie selbst und Ihr Publikum. Mit der richtigen Struktur wirkt Ihre Präsentation durchdacht und professionell. Worauf sollten Sie also achten?
Generell können Sie sich an diese Gliederung beim Präsentationen vorbereiten halten:
- Einleitung
- Themenkomplex 1
- Themenkomplex 2
- Themenkomplex 3
- Fazit
Im Anschluss sollten Sie Zeit für Fragen einplanen, sowie weiter für Ihre Zuhörer:innen ansprechbar bleiben. Gerade, wenn Sie Netzwerken wollen, ist dies hilfreich. Mehr Infos zum Netzwerken gibt es hier.
Weitere ausführliche Informationen zum Thema Präsentationsaufbau und -struktur finden Sie in diesem Beitrag.
2. Kernaussage festlegen
Sowohl für Sie selbst als auch für Ihr Publikum ist es wichtig eine Kernaussage zu vermitteln. Nehmen Sie sich für die Ausformulierung dieser im Vorfeld genug Zeit, denn eine Kernaussage sollte möglichst prägnant aber gleichzeitig verständlich sein.
Tipp: Entwickeln Sie Ihre Kernaussage anhand einer MindMap: Welche Aspekte sind wichtig in Ihrem Vortrag? Welche Punkte bilden Ihre Argumente und ziehen einen roten Faden durch Ihren Vortrag? Zum Ende dieses Prozesses sollte eine MindMap-ähnliche Skizze auf Ihrem Blatt entstehen, anhand welcher Sie ein mittig stehendes, zentrales Wort – Ihre Kernaussage – herauskristallisieren können.
Weitere Tipps für das Entwickeln einer Kernaussage finden Sie in diesem Beitrag. Wie Sie schon in der Überschrift mit einem Action Title Ihre Kernaussage vermitteln, können Sie hier nachlesen.
3. Guter Einstieg und gutes Ende vorbereiten
Ein wichtiger Bestandteil beim Präsentationen vorbereiten ist es, sich Gedanken über einen guten Einstieg sowie ein überzeugendes Ende zu machen. Beide Parts sind wichtig für eine runde und in sich stimmige Präsentation.
Gerade zu Beginn sollten Sie die Aufmerksamkeit der Zuhörer:innen gewinnen. Wenn Sie das verspielen, wird die weitere Präsentation eventuell schon nicht mehr als interessant wahrgenommen. Wie Sie einen interessanten Einstieg schaffen, der nicht mit den langweiligen bekannten Floskeln beginnt, lesen Sie in diesem Beitrag nach.
Investieren Sie ebenfalls genug Vorbereitungszeit in das Präsentationsende. Auch am Schluss sollten Sie auf übliche Floskeln verzichten und Ihr Publikum lieber mit einem effektvollen und zielführenden Ende beeindrucken. Möglicherweise können Sie dabei sogar für Ihre Zwecke noch ein Call-to-Action einbauen. Wie das geht, finden Sie hier.
20 Ideen für ein wirkungsvolles Ende finden Sie in diesem Beitrag.
4. Mit dem richtigen Layout und Design überzeugen
Versetzen Sie sich, während Sie Ihre Präsentationen vorbereiten in die Lage Ihres Auditoriums: Was würden Sie gerne sehen? Wie sollten Folien aussehen, damit sie nicht langweilig sind, sondern überzeugen? Welche Designs und Layouts sind ansprechend?
Nehmen Sie sich Zeit alle diese Fragen im Vorfeld beim Präsentationen vorbereiten zu beantworten, sodass Sie mit der richtigen Ausführung dieser bei Ihrem Publikum punkten können. Denn: Ihr Vortrag kann noch so gut durchdacht und professionell vermittelt sein, wenn Ihre Präsentationsfolien nicht in gleichem Maße professionell sind, wirkt das schlecht abgestimmt. Ihre Präsentation sollte unterstützend zum Vortrag optische Anreize für das Publikum schaffen, um dieses zu überzeugen.
Entwickeln Sie also ein gutes Design und Layout für Ihre Folien, dass Ihre Zwecke und Ihren Vortrag optisch unterstützt.
Verwenden Sie gerne abwechslungsreiche Folien, die aber dennoch aufeinander abgestimmt sein sollten. Nutzen Sie beispielsweise aussagekräftige Bilder oder veranschaulichende Tabellen. Auch mit Animationen können Sie spielen.
Lesen Sie in diesem Artikel 7 Designideen für Ihre Präsentationen nach.
5. Bereiten Sie ein Handout vor
Vergessen Sie in der Vorbereitung Ihrer Präsentation nicht ein Handout anzufertigen. Im ersten Moment klingen Handouts nach Schul- oder Universitätspräsentationen, doch auch für Business-Präsentationen sind Handouts richtig eingesetzt hilfreich.
Ein Handout sollte Mehrwert liefern. Schreiben Sie also nicht bloß undurchdacht irgendwelche Sätze aus Ihrer Präsentation nieder. Vielmehr sollte auf einem Handout eine Kurzzusammenfassung des Vortrages sein, die die Zuschauer:innen auch ohne Präsentation verstehen können.
Machen Sie sich ebenfalls beim Präsentationen vorbereiten Gedanken dazu, wann Sie Ihr Handout austeilen möchten. Je nachdem wann Sie es austeilen möchten, müssen Sie einige Gegebenheiten beachten, die wir Ihnen sowie weitere Informationen zum Erstellen von Handouts, hier zusammengestellt haben.
6. Funktioniert die Technik?
Oft geht ein wichtiger Aspekt beim Präsentationen vorbereiten vergessen: Die Technik. Ohne funktionierende Technik kann Ihr Vortrag und Ihre Präsentation noch so ausgereift sein, wenn Sie diese jedoch nicht projizieren können oder anderweitige technische Probleme auftreten, hilft alles nichts.
Wenn möglich sollten Sie im Vorhinein Ihren Vortragsort aufsuchen. Machen Sie sich mit den örtlichen Begebenheiten bekannt. Sie können sich so auf eventuelle Probleme oder fehlende technische Ausstattungen bereits im Vorhinein vorbereiten.
Für Ihre Präsentation gilt: Speichern Sie diese mindestens doppelt ab, auf Ihrem Rechner sowie auf einem USB-Stick oder ähnlichen Medien. So kann am Tag der Präsentation sicher nichts verloren gehen.
Weiterhin sollten Sie einen Extra-Akku bzw. Ihr Ladekabel mitnehmen. Nichts ist schlimmer, als wenn der Akku mitten im Vortrag nachlässt und Ihr Bild plötzlich schwarz wird.
7. Fragerunde vorbereiten und auch nach der Präsentation ansprechbar bleiben
Im Normalfall interagiert ein interessiertes Publikum durch Fragen mit Ihnen beim Vortrag. Überlegen Sie sich im Vorhinein, wann Sie Zeit für Fragen einbauen wollen, ob während des Vortrages oder am Schluss. Wie viel Zeit Sie für Fragerunden einbauen ist nicht generalisierbar, sondern hängt ganz von Ihrer Thematik ab.
Nehmen Sie sich genug Zeit für die Beantwortung aller Fragen, denn Sie verfolgen mit Ihrer Präsentation ja das Ziel Ihr Publikum zu überzeugen. Gehen Sie also auf alle Fragen höflich und möglichst ausführlich ein. Lesen Sie hier nach, wie Sie Fragerunden ansprechend gestalten und planen können.
Für weitere Fragen oder Anregungen, die keinen Platz in der Fragerunde gefunden haben sollten Sie auch nach Beendigung Ihres Vortrages noch ein wenig Zeit einplanen, um für interessierte Zuhörer:innen ansprechbar zu sein. Gerade wenn Sie beabsichtigen mit Ihrem Vortrag zu Netzwerken oder ein Produkt zu verkaufen können Sie so Präsenz zeigen und potenzielle Kundschaft überzeugen.
8. Den Vortrag vorbereiten
Klar – im Zuge Ihrer Präsentationsvorbereitung sollten Sie ebenfalls die Vorbereitung des Vortrages einplanen. Eine der wichtigsten Präsentationstechniken ist das freie Reden. Das klingt oft leichter als es wirklich ist und bedarf viel Übung.
Eine Hilfestellung sind hierbei beispielsweise Karteikarten mit Stichpunkten, falls Sie einmal den Faden verlieren sollten. Vermeiden Sie jedoch den gesamten Vortrag von Karteikarten abzulesen.
Eine weitere Hilfe, die Sie nutzen sollten, ist die PowerPoint-Referentenansicht. Mit dieser Einstellung von Microsoft PowerPoint können Sie Ihre Präsentation selbst auf dem Bildschirm vor Ihnen verfolgen, die nächste Folie bereits sehen, sowie in der Vorbereitung eingefügte Notizen sehen. Weitere Informationen zur Referentenansicht finden Sie in diesem Artikel.
Generell gelingt das freie Sprechen besser, wenn Sie mit Ihrem Thema gut vertraut sind und Ihren Vortrag mehr als einmal im Vorfeld geübt haben. Ziehen Sie hier gerne auch wieder ein Testpublikum zu Rate, um die Situation so authentisch wie möglich nachzustellen.
Um den Vortrag möglichst locker rüberzubringen, können Sie gerne gut dosiert und an passenden Stellen Humor einbauen. Beginnen Sie beispielsweise mit einer Anekdote. Weitere Möglichkeiten Humor einzubauen, finden Sie in diesem Beitrag.
Weiterhin sollten Sie gewisse Sprechtechniken beherzigen. Setzen Sie stilistische Elemente, wie Übertreibungen oder andere rhetorische Mittel gekonnt ein. Üben Sie Ihre Stimme zu nutzen, arbeiten Sie mit der richtigen Tonhöhe und den richtigen Betonungen. Viele weitere Sprechtechnik-Tipps, mit denen Sie beim Vortrag punkten können, finden Sie hier.
Wenn Ihnen im Vortrag trotz reiflicher Vorbereitung dann doch einmal ein Fehler unterlaufen sollte, ist das kein Problem. Das macht Sie menschlich. Setzen Sie hier beispielweise gekonnt Humor ein oder nutzen Sie die Techniken, die wir in diesem Beitrag zusammengetragen haben, um die Panne souverän zu lösen.
9. Nicht zu unterschätzen: Ihre Kleidung und Ausstrahlung, Gestik und Mimik
Sie haben bereits Ihren Vortrag erstellt und dabei unsere Hinweise aus Tipp 8 beherzigt? Sehr gut, dann vergessen Sie nun nicht mit Ihrem Körper und Ihrer Gestik sowie Mimik Ihren Vortrag passend zu untermalen.
Ihr Auftreten wird von Ihrem Auditorium als erstes wahrgenommen. Erscheinen Sie unpassend gekleidet zum Anlass, wirkt dies schnell unprofessionell oder gar lächerlich. Überlegen Sie, welche Kleidung Sie anziehen, um sich dem Rahmen entsprechend anzupassen. Generell gilt: Vermeiden Sie zu grelle oder zu bunte Kleidung, das wirkt schnell ablenkend von der Präsentation. Tipps zur richtigen Outfit-Wahl finden Sie hier und hier.
Stehen Sie leblos mit hängenden Armen vor Ihrem Auditorium wirkt das wenig professionell und lässt Sie lustlos erscheinen. Untermalen Sie wichtige Aspekte mit Ihrer Körpersprache oder mit einem Lächeln. Tipps zur Körpersprache und zur Gestik/Mimik erhalten Sie in diesem Beitrag.
10. Extra-Tipp: Präsentationen vorbereiten, wenn Sie online stattfindet
Ihre Präsentation findet online statt und nicht vor Ort? Grundlegend macht das in der Präsentationsvorbereitung keine Unterschiede aus. Dennoch gibt es einige kleine abweichende Aspekte, auf die Sie, auch beim Präsentationen vorbereiten, achten sollten.
PowerPoint bietet zur direkten Erstellung und anschließenden Live-Teilen-Option mit Ihrem Publikum eine abgespeckte Online-Version seines Dienstes an. Informationen dazu gibt es hier. Sie können aber natürlich auch auf die gewohnte Desktop-Version zurückgreifen.
Bei einer Online-Präsentation ändert sich die Interaktion mit dem Publikum. Dadurch, dass Sie sich nicht in einem Raum befinden, müssen Sie anders mit Ihrer Zuhörerschaft umgehen und auch Ihren Vortrag entsprechend anpassen. Zudem stehen Ihre Inhalte verstärkt im Fokus durch die Live-Präsentation auf dem Bildschirm. Weiterführende Informationen gibt es hier für Sie zum Nachlesen.
Zudem steht hier noch mehr als vor Ort die Technik im Vordergrund. Überlegen Sie sich, über welche Plattform Sie Ihre Präsentation teilen möchten und welche Optionen Sie mit der Plattform haben möchten. Tipps zu verschiedenen Online-Präsentations-Tools finden Sie hier .
11. Extra Tipp 2: Präsentationen vorbereiten: Orientieren Sie sich an der AIDA- und SMART-Methode
Je nachdem, welche Absichten Sie mit Ihrer Präsentation verfolgen, können Sie sich im Zuge der Präsentationsvorbereitung an zwei Methoden orientieren: An der AIDA- und der SMART-Methode.
Wenn Sie mit Ihrer Präsentation beabsichtigen Produkte zu verkaufen, ist die AIDA-Methode für Sie genau richtig. Das AIDA-Modell (auch AIDA-Prinzip) beschreibt ein im Jahr 1898 von Elmo Lewis entwickeltes Stufenmodell zur Beschreibung der Werbewirkung im Marketing.
Es besteht aus vier aufeinanderfolgenden Phasen, bevor Sie zum Schluss den Kauf eines Produktes oder einer Dienstleistung vollziehen.
AIDA steht dabei als Akronym für die Begriffe:
A = Attention (Aufmerksamkeit): Zeigen Sie dem Publikum, dass es sich lohnt der Präsentation zu folgen. Gestalten Sie Ihre Präsentation ansprechend und heben Sie sich von der Masse ab.
I = Interest (Interesse): Erzeugen Sie Interesse am Produkt.
D = Desire (Verlangen): Wecken Sie den Wunsch, das Produkt haben zu wollen. Nutzen Sie hier vor Allem die emotionale und kognitive Ebene, um Ihr Produkt weiter interessant zu machen.
A = Action (Handlung): Bringen Sie das Publikum dazu, das Produkt zu kaufen. Nutzen Sie hierfür z.B. Call-To-Actions.
Nutzen Sie doch unsere professionell designten Vorlagen von PresentationLoad zum AIDA-Modell:
Geht es in Ihrer Präsentation eher darum Informationen zu vermitteln, dann empfiehlt sich das SMART-Prinzip. Dieses hilft Ihnen dabei sich konkrete Präsentationsziele zu setzen:
S = spezifisch: Gestalten Sie Ihre Präsentation so konkret wie möglich. Vage Aussagen sind für den Erfolg Ihrer Präsentation fehl am Platz. Konkretisieren Sie Ihr Ziel in möglichst einem Satz und bauen Sie darum herum Ihre Präsentation auf.
M = messbar: Das Erreichen Ihrer Ziele sollte an gewissen Punkten bewertbar sein.
A = aktionsorientiert/ attraktiv: Interagieren Sie mit dem Auditorium (z.B. durch Fragen oder Meinungsbilder). Ihre Ziele erreichen Sie nur durch attraktive Präsentationen, Vorträge und Interaktionen mit dem Publikum.
R = realistisch: Achten Sie darauf, dass alles, was Sie planen, auch umsetzbar ist.
T = terminiert: Wieviel Zeit planen Sie für die einzelnen Punkte ein?
Mit Hilfe dieser fünf Schritte gelingt es Ihnen, eine zielgerichtete und ansprechende Präsentation zu gestalten. Nutzen Sie auch hier gerne Vorlagen von PresentationLoad:
Fazit: Präsentationen vorbereiten: Mit unseren Tipps schnell, einfach und effektiv!
Präsentationen vorbereiten und das erfolgreich? Kein Problem. Beherzigen Sie unsere Tipps und Tricks und Erstellen Sie eine erfolgreiche Präsentation, mit der Sie Ihre Präsentationsziele erreichen.
Nehmen Sie sich zur Vorbereitung ausreichend Zeit, um alle Aspekte gewissenhaft vorbereitet zu haben. Denn: Eine gute Vorbereitung macht bereits 50% Ihres Erfolges aus.
Sie haben Fragen zum Beitrag oder anderweitige Fragen rund um das Thema Präsentationen oder PowerPoint? Suchen Sie unseren Kontakt per Mail unter [email protected]. Wir helfen Ihnen gerne weiter!
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