Präsentationsaufbau richtig strukturieren

Mit dem richtigen Präsentationsaufbau Struktur in Ihre PPT bringen! – Tipps&Tricks

Lesezeit: 10 Min.
| Author: Tom Schweitzer

Der Name PowerPoint impliziert es bereits, dieses Tool ist perfekt für die Visualisierung ausdrucksstarker Inhalte. PowerPoint mit dem richtigen Präsentationsaufbau hilft Ihnen dabei, Ihren Gedanken und Aussagen Gewicht zu verleihen, indem es diese optisch unterstützt. Das Tool dient der Visualisierung Ihres Vortrages.

Sie möchten einen guten Präsentationsaufbau garantieren, der Ihnen viele Möglichkeiten bietet Ihr Publikum zu begeistern? Sie wissen nicht genau wie? Hier finden Sie eine ausführliche Anleitung, die Sie zum Erfolg bringen wird.

Das geschieht vor dem Präsentationsaufbau

Grundsätzlich benötigt eine Präsentation zunächst einmal ein Thema und einen konkreten Anlass, zu dem man die Präsentation erstellt. Mögliche Themen:

Vertriebspräsentation bei einem Kunden, um Produkte oder Dienstleistungen vorzustellen
Vorstellung von Unternehmenszahlen, etwa für die Geschäftsführung
Präsentation fürs Mitarbeiter:innen-Onboarding, um über die wichtigsten Fakten zum Unternehmen aufzuklären
Präsentation für Firmenjubiläen
Präsentation für Referate in der Schule oder in der Universität
Präsentation von Forschungsergebnissen, etwa für einen wissenschaftlichen Kongress
U. v. m.

Ganz gleich zu welchem Thema oder zu welchem Anlass, der Präsentationsaufbau und die Struktur sollten immer einem roten Faden folgen. Im schlimmsten Fall kann es sonst passieren, dass Ihnen die Zuhörer:innen nicht folgen können. Das Ziel Ihrer Präsentation, etwa einen neuen Kunden zu gewinnen, würden Sie damit höchstwahrscheinlich verfehlen.

Genug Zeit einplanen

Damit Ihnen dieser Fauxpas nicht passiert, sollten Sie genug Zeit in die Vorbereitung Ihrer PowerPoint-Präsentation investieren. Erstellen Sie sich beispielsweise einen Zeitplan, sobald Sie Ihren Präsentationstermin kennen: Arbeiten Sie täglich 30 Minuten an der Ausarbeitung der anstehenden Präsentation. Bedenken Sie hierbei auch ausreichend Zeit einzuplanen für die Recherche.

Orientieren Sie sich hier an der Drittelungsregel: Haben Sie beispielsweise noch 12 Tage Zeit bis zum Vortrag, sollten Sie 4 Tage davon der Recherche und Notizensammlung widmen.

Das heißt: Beschäftigen Sie sich intensiv mit Ihrem Vortragsthema, machen Sie Notizen, sammeln Sie Ideen und Gedanken. Dafür reicht zunächst ein kleines Notizheft, ein Block oder Ihr Smartphone, eben etwas, was Sie griffbereit haben und stets bei sich tragen. Machen Sie es sich einfach. Das Aufschreiben der Notizen sollte Ihren Gedankenfluss fördern und daher so schnell und unkompliziert wie möglich sein.

Ordnung in die Notizen bringen

Haben Sie genug Material zusammen, geht es ans Ordnen. Bringen Sie Struktur in Ihre Aufzeichnungen. Dies machen Sie am besten in Ruhe am PC oder Laptop. Jetzt bilden Sie das Grundgerüst Ihrer Präsentation. Nehmen Sie sich auch hierfür genügend Zeit. (Denken Sie an die 3/3-Regel)

Formulieren Sie anhand der gemachten Notizen Ihren Vortrag aus. Dies hilft Ihnen dann dabei, anschließend die Präsentation aufzubauen. Fragen Sie sich: Welches Ziel verfolgen Sie mit Ihrem Vortrag? Wollen Sie beispielsweise als Startup bei Investor:innen überzeugen oder einen neuen Marketingplan für das kommende Geschäftsjahr vorstellen? Entwickeln Sie auf diese Fragestellung aufbauend eine Kernthese.

Außerdem wichtig: Was wollen Sie bei Ihrem Publikum erreichen? Möchten Sie zum Handeln auffordern (z.B. Produkt kaufen) oder regen Sie lieber eine Diskussion an?

Mit diesem Präsentationsaufbau wird Ihre PowerPoint ein Erfolg

Da nun alle Vorbereitungen getroffen wurden, gilt es sich mit der richtigen Gliederung der PowerPoint-Präsentation zu beschäftigen. Orientieren Sie sich hierbei grob an der Aufmachung:

Einleitung
Themenkomplex 1
Themenkomplex 2
Themenkomplex 3
Fazit

Denken Sie daran die verschiedenen Präsentationsteile zu proportionieren, die Einleitung sollte in der Regel zwei Folien nicht überschreiten. Die Themenkomplexe bilden den Hauptteil und sollten etwa 70% Ihrer Präsentation ausmachen. So einfach das auch klingen mag, so schwierig ist es, bei der PowerPoint Erstellung auch zu beachten, welche Stilmittel oder Elemente geeignet sind, um die Aufmerksamkeit bei allen Zuhörer:innen hochzuhalten. Was sollten Sie demnach bei dem jeweiligen Abschnitt der Präsentation berücksichtigen?

Sehen wir uns dafür einmal dieses Schaubild zur Gliederung der Präsentation an:

Was genau heißt das nun für die einzelnen Abschnitte?

1. Einleitung der Präsentation: Neugierig machen

Der Einstieg in eine Präsentation ist für die Präsentationsstruktur sehr wichtig. Ihm muss es gelingen, Interesse bei den Zuhörer:innen zu wecken – und idealerweise Sympathie zu erzeugen. Es gibt in dieser Phase wiederum unterschiedliche Möglichkeiten, in die Präsentation einzusteigen.

Der sanfte Einstieg

Bei dieser Form der Einleitung holen Sie die Zuhörer:innen bei ihrem Wissensstand ab und kommen sukzessive zum Kerninhalt Ihrer Präsentation. Ihre ersten Folien sollten deshalb relativ einfach gestaltet und für die Zuhörenden inhaltlich nicht neu sein. Das Publikum sollte zunächst allen Punkten zustimmen und folgen können, bis Sie schließlich zum Hauptthema kommen. Im ersten Schritt beschreiben Sie hier die Ist-Situation, im zweiten Schritt die Komplikation und im dritten Schritt erörtern Sie die Frage, wie man nun auf diese Herausforderung am besten reagieren könnte.

Der Einstieg mit Überraschungseffekt

Bei dieser Form der Einleitung ist das Überraschungsmoment auf Ihrer Seite: Sie starten in die Präsentation, indem Sie Ihre Zuhörer:innen förmlich mit einer Aussage schockieren oder überraschen. Hierfür gut geeignet sind beispielsweise plakative Aussagen oder Ergebnisse aus Studien.

Sie sollten allerdings detailliert prüfen, dass diese Stellungnahmen wahr und für die Zuhörer:innen relevant sind. Andernfalls werden Sie nicht das Vertrauen der Zuhörerschaft gewinnen. Auch hier schildern Sie zunächst die Situation und stellen dar, was passiert ist oder passieren könnte, Sie beschreiben die möglichen Konsequenzen daraus und stellen die Frage, wie man nun darauf reagieren sollte.

2. Der Hauptteil als wesentlicher Kern der Präsentation

Im Hauptteil der Präsentation, der etwa 70% Ihres Vortrags ausmachen sollte, geht es nun darum, Ihr Präsentationsthema auszugestalten. Dabei sollten Sie stets überlegen, was Sie von einer Präsentation erwarten, wenn Sie Zuhörer:in sind. Vermutlich werden Sie sich fragen, was genau der/die Präsentierende Ihnen mit seinem Vortrag mitteilen möchte – und ob Sie seiner/ihrer Argumentation zustimmen.

Bestenfalls gestalten Sie Ihre Präsentation nicht nur wie einen Frontalvortrag, sondern beziehen Ihr Auditorium in einer Art „Frage-Antwort-Szenario“ aktiv ins Geschehen ein. Diese Form der Präsentation nennt man auch dialogorientiertes Präsentieren.

Wenn Sie Ihr Publikum auf diese Weise einbinden, können Sie sich der vollen Aufmerksamkeit gewiss sein. Zudem wirkt Ihr Vortrag so authentischer und lebendiger. Achten Sie stets darauf, die Aufmerksamkeit nicht zu verlieren. Bauen Sie gern regelmäßig Fragen ein. Hinsichtlich der Präsentationsstruktur gibt es auch hier zwei unterschiedliche Gestaltungsvarianten.

Hauptteil als „Pyramide“ gestalten

Bei dieser Präsentationsstruktur bringen Sie die Kernbotschaft bereits ganz zu Beginn des Hauptteils Ihres Vortrags. Wenn Sie diese sehr früh ansprechen, werden sich Ihre Zuhörer:innen vermutlich fragen, was Sie damit aussagen wollen. Das ist aber genau der richtige Zeitpunkt, um das Frage-Antwort-Szenario zu beginnen, sodass Sie die Aufmerksamkeit der Anwesenden erhalten und diese Ihnen folgen können.

Hauptteil als Trichter

Wenn Sie sich für diese Ausgestaltung Ihrer Präsentationsstruktur entscheiden, nennen Sie Ihre Kernaussagen erst gegen Ende des Vortrags. Es wird mit dieser Form allerdings etwas schwieriger, das dialogorientierte Präsentieren mit Fragen und Antworten zu inszenieren.

Sollten Sie Ihre Message also erst zum Schluss bringen, kann es durchaus passieren, dass die Zuhörer:innen Ihren Vortrag in Frage stellen. Dann ist es notwendig, die zuvor erwähnten Aussagen noch mal auf den Punkt zu bringen und die Kernaussage zu unterstreichen.

Diese Struktur ist aber definitiv anspruchsvoller umzusetzen, insbesondere dann, wenn man noch nicht so geübt ist. In manchen Fällen ist diese Form der Präsentationsstruktur dennoch nützlich, nämlich genau dann, wenn ein Thema zuvor bereits sehr umstritten diskutiert wurde oder eine hohe emotionale Komponente hat.

Wenn Sie also schon zu Beginn Ihres Vortrags Öl ins Feuer gießen, kann dies zu schwer zu kontrollierenden Diskussionen während Ihrer Präsentation mit dem Publikum führen. In solchen Fällen ist es demnach besser, die Kernaussage erst deutlich später zu bringen.

3. Der Schluss: Sie haben Ihre Präsentation schon fast geschafft

Der Schlussteil Ihrer Präsentation ist mit Sicherheit der angenehmste Teil, denn das Wichtigste ist bereits geschafft. Nichtsdestotrotz sollten Sie den Schluss nicht unterschätzen. Hier haben Sie die Gelegenheit, Ihre Kernthesen noch einmal zu unterstreichen. Fassen Sie im ersten Schritt Ihrer Ergebnisse zusammen, ziehen Sie daraus eine Schlussfolgerung und erörtern Sie zuletzt die nächsten Schritte, die nun anzugehen sind.

Es bietet sich zudem an, das Auditorium anzuregen, Rückfragen zu stellen oder eine offene Diskussionsrunde zu initiieren. Wenn Sie sich für Letzteres entscheiden, sollten Sie dies bereits zu Beginn Ihres Vortrags erklären, denn dann können sich die Zuhörer:innen unter Umständen Notizen zu Ihrer Präsentation machen und etwaige Fragen notieren.

Als Alternative würde es sich anbieten, die Anwesenden zu Zwischenfragen während des Vortrags zu motivieren. Dies sollten Sie aber nur tun, wenn Sie rhetorisch geschickt sind und sich gut auf neue Situationen einstellen können. Weitere hilfreiche Tipps für ein gelungenes Präsentationsende finden Sie hier.

Wie Sie diese Tipps nun umsetzen und weitere Tipps für eine schnelle und effektvolle Erstellung Ihrer Präsentation finden Sie in diesem Beitrag.

Zum richtigen Präsentationsaufbau gehört auch der Vortrag

Bedenken Sie, dass der rein inhaltliche Aufbau Ihrer Präsentation nicht ausreicht, um Ihr Publikum zu überzeugen. Zur Präsentation gehört natürlich auch ein gut durchdachter und geprobter Vortrag. Dieser unterstützt Ihre Folien und ebnet den Weg zur Kommunikation mit dem Auditorium. Viele hilfreiche Tipps zum Vortrag finden Sie in diesen Artikeln:

Profitipp: Notizen als Hilfe für Ihren Vortrag

Ist Ihre Präsentation fertig? Die Gliederung der Präsentation steht? Dann gilt es sich nun auf den Vortrag vorzubereiten. Hierfür können Sie sich ein kleines Manuskript anfertigen als Hilfsmittel. Achten Sie darauf nicht lediglich die Folien vorzulesen, sondern in Ihren Notizen weitere Informationen zu geben.

Das Notizhilfsmittel können Sie hierbei beliebig für sich auswählen, nutzen Sie entweder ganz klassisch Karteikarten mit Stichworten oder alternativ die Notizfunktion bei PowerPoint. Hier können Sie mehr dazu lesen.

Für welchen Weg auch immer Sie sich entscheiden: Üben Sie Ihren Vortrag, bevor Sie diesen vor Ihrem Publikum präsentieren. So überwinden Sie Redeängste und gewinnen gleichzeitig mehr Sicherheit. Das freie Reden ist für Ihren Vortrag sehr wichtig, denn wie wir oben gelernt haben, ist PowerPoint lediglich ein unterstützendes visuelles Tool für Ihre Kernaussagen. Seien Sie deshalb kritisch mit sich selbst und immer gut vorbereitet.

Fazit: Mit dem richtigen Präsentationsaufbau eine starke Präsentation darbieten und Ihr Publikum überzeugen

Sie haben nun gelernt, dass die Nutzung einer PowerPoint-Präsentation für Sie und Ihren Vortrag nur Vorteile haben kann. Durch die leichte Handhabung von PowerPoint können auch PowerPoint Anfänger:innen in wenigen einfachen Schritten zum Ziel kommen. Mit ein wenig Übung in der Vorgehensweise der Präsentationserstellung können Sie mithilfe Ihrer PowerPoint-Präsentation schnelle Erfolge erwarten. Beherzigen Sie unsere Tipps aus dem Artikel zum richtigen Präsentationsaufbau. Sie werden sehen, Ihr roter Faden wird damit nicht verloren gehen!

Wenn Sie Hilfe beim Ausarbeiten einer geeigneten Präsentationsstruktur oder dem Aufbau Ihrer Präsentation benötigen, unterstützen wir Sie gerne mit unserer Expertise dabei, die perfekte Präsentation zu gestalten. Kontaktieren Sie uns gerne hier für ein unverbindliches Angebot oder unter folgender Mail: [email protected].

Zudem bieten wir Ihnen im Rahmen unserer PresentationLoad Academy die Möglichkeit, an Seminaren zum Thema PowerPoint teilzunehmen. Dort erhalten Sie aus erster Hand Tipps für eine gelungene PowerPoint-Präsentation – selbstverständlich auch zu Aufbau und Struktur Ihrer Präsentation. Mit unseren professionellen Trainings und Seminaren garantieren wir Ihnen einen schnelleren Erfolg Ihrer PowerPoint-Präsentationen und Vorträge.

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