Ein Organigramm beschreibt die interne Struktur eines Unternehmens, einer Organisation oder eines Projektes. Das Organigramm kann verschiedene Inhalte und Aufbauorganisationen besitzen. So können Abteilungen, Positionen, Mitarbeiter oder Kontakte in Kästchenform visualisiert werden, um die Hierarchien und Strukturen anschaulich darzustellen.
Anstelle von Kästchen sind auch andere Formen denkbar. Das Organigramm ist so aufgebaut, dass es miteinander verbundene Abteilungen und Positionen entsprechend anzeigt. Ein solcher Strukturaufbau kann auch Fotos, Namen, Kontaktangaben, Symbole, Links und E-Mail-Adressen beinhalten.
Organigramme weisen verschiedene Ebenen auf. Das können Hierarchie-Ebenen sein oder auch besonders verbundene Abteilungen, bei flachen Hierarchien. Die Ebenen können durch unterschiedlich gestaltete Linien miteinander verbunden werden. Oft sind die Ebenen durch durchgezogene oder gestrichelte Linien definiert.


Welchen Nutzen haben Organigramme?

Ein Organigramm sorgt für eine Visualisierung der Unternehmensstruktur und der internen Hierarchien. Ein Organigramm kann auch für eine Abteilung erstellt werden und Positionen sowie Aufgabenbereich klar definiert anzeigen.
Organigramm ist die Abkürzung für „Organisationsdiagramm“. Weitere Bezeichnungen sind Strukturplan, Organisationsplan und Organisationsschaubild. Definiert das Diagramm auch Arbeitspositionen, so ist von einem Stellenplan die Rede.
Unternehmen und Organisationen können für Außenstehende unübersichtlich strukturiert sein. Ein gut erstelltes Organigramm sorgt dafür, dass die Strukturen verstanden werden und ein Kunde oder Mitarbeiter sich immer an die passende Stelle wenden kann.


Organigramm direkt in PowerPoint erstellen – wie ist das möglich?

Ein Organigramm kann mit verschiedenen Computerprogrammen erstellt werden. In Windows-Office-Lösungen, wie Microsoft PowerPoint, können Sie mit Hilfe von SmartArt-Grafiken ein Organigramm erzeugen. Es können auch andere Softwarelösungen, wie beispielsweise Visio oder Lucidchart, genutzt werden. Lucidchart arbeitet Cloud-basiert und hebt die PowerPoint-Einschränkungen bei der Organigramm-Erstellung auf.
Um ein Organigramm in PowerPoint zu erstellen, erhalten Sie nachfolgend eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.


Organigramme in Microsoft Office

Microsoft Office 365 und andere moderne Office-Produkte ermöglichen es, ein Organigramm in PowerPoint zu erstellen. Zunächst sollte dazu eine SmartArt-Grafik erzeugt werden. Die SmartArt-Grafik liefert bereits ein Layout, das als Organigramm genutzt werden kann.
Neben den Office-Programmen im engeren Sinne, wie Excel, PowerPoint und Word, gibt es weitere Programme, die im weitesten Sinn zu den Office-Programmen von Microsoft zählen. Ein solches Programm ist Microsoft Visio. Das Programm dient ebenfalls zur Erstellung von Organigrammen und ist in einer Standardversion sowie in einer Professional-Variante erhältlich. Wer Microsoft Visio nicht besitzt, der kann mittels SmartArt-Grafik ein Organigramm auch in PowerPoint, Excel, Word oder Outlook erzeugen.


Organigramm in PowerPoint erstellen

Hierarchische Strukturen, wie beispielsweise Unternehmensleiter und Mitarbeiter können durch ein Organigramm übersichtlich dargestellt werden. PowerPoint bietet sich, von den genannten MS-Office-Programmen, zur Erstellung der Organisationsstrukturen an und ermöglicht es, das gewünschte Diagramm in wenigen Schritten zu erstellen. Notwendig zur Erstellung eines Diagramms ist die Nutzung von SmartArt-Grafiken. Wer noch keine SmartArt-Grafik erzeugt hat, dem kann die nachfolgende Schritt-für-Schritt-Anleitung weiterhelfen.
Die Erstellung der SmartArt-Grafik erfordert Basiskenntnisse in PowerPoint. Es müssen Registerkarten (Einfügen) und Gruppen (Illustrationen) unterschieden werden können. In Einfügen und Illustrationen ist SmartArt zu finden. Wer auf SmartArt klickt, der hat die Auswahl zwischen verschiedenen Grafiken. Es sollte die Grafik Hierarchie gewählt werden. In dem Bereich Hierarchie ist das gewünschte Organigramm Layout anklickbar.
Wenn das Layout gewählt und mit OK bestätigt wurde, kann der gewünschte Text eingefügt werden. Die SmartArt-Grafik muss dazu angeklickt und der Text in die Felder eingegeben werden. Sind nicht genügend Felder vorhanden, sollte vor der Texteingabe die Feldanzahl hinzugefügt werden. Die Eingabe des gewünschten Textes, ist nur in Feldern möglich, die [Text] beinhalten. Der gewünschte Text kann auch in ein Textfeld hineinkopiert werden.
Dazu sollte zunächst eine Kopie aus dem entsprechenden Programm oder Speicherort vorgenommen werden. Anschließend kann per Klick auf [Text] der kopierte Inhalt eingefügt werden. Ist das Textfeld nicht sichtbar, sollte ein Klick auf das Steuerelement am Grafik-Rand genügen.


Organigramm in PowerPoint – Schritt-für-Schritt-Anleitung

Organigramme in PowerPoint zu erstellen, ist auch für Office-Anfänger mit einer passenden Schritt-für-Schritt-Anleitung möglich. Die Funktionen zur Erstellung eines Diagrammes sind in PowerPoint, im Gegensatz zu anderen Programmen, sehr eingeschränkt nutzbar. Dennoch kann ein Organigramm erstellt werden und mit der passenden Zusatzsoftware, wie beispielsweise Lucidchart, kann die Limitierung in der Diagrammerstellung aufgehoben werden.


Schritt 1: SmartArt-Grafik einfügen

In MS-PowerPoint sollte zunächst ein neues Dokument ausgewählt werden. Im neuen Dokument ist „Einfügen“ als Registerkarte zu finden. In der Registerkarte sollte auf den Punkt „SmartArt“ geklickt werden.
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Im Auswahlfenster „SmartArt“ kann der Grafiktyp gewählt werden. Um ein Organigramm zu erstellen, sollte „Hierarchie“ als Grafiktyp gewählt und anschließend die Organigramm Vorlage (Layout) ausgesucht werden. Bestätigen Sie dann das gewählte Layout durch Klick auf „OK“.
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Schritt 2: Einfügen des Textes in das Organigramm

Ein Text kann zu der SmartArt-Grafik zugefügt werden, indem der Nutzer auf eine Form bzw. ein Feld klickt. Bei der Erstellung eines Organigramms ist es wichtig, alle Strukturen, Positionen oder Personen zu beachten. Das Organigramm soll aufklären und nicht verwirren, daher sollte über die entsprechende Gestaltung bereits vor der Erstellung nachgedacht werden. Jede Form bzw. jedes Feld steht für eine Abteilung, eine Führungsperson, einen Mitarbeiter oder eine Unternehmensposition. Auch Stellenbeschreibungen können in Felder eingefügt werden.
Sie können direkte im Textbereich den Text in die passenden Felder einfügen. Klicken Sie dazu im Textbereich auf [Text], und geben Sie Ihre eigene Beschriftung ein. Sie können den Textbereich jederzeit ein und ausblenden durch Klick auf das Pfeil-Symbol „>“ und das Steuerelement am Rande der SmartArt-Grafik in PowerPoint.
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Schritt 3: Zusätzliche Felder (Formen) einfügen

Die ausgewählte SmartArt-Grafik hat zur Erstellung eines Organigramms in der Regel nicht genügend Felder. Es müssen also Formen hinzugefügt werden, um das Organigramm anschaulich zu gestalten. Um Felder hinzuzufügen sollte der Nutzer die „Entwurf“-Registerkarte in „SmartArt-Tools“ auswählen.
In der Registerkarte kann „Form hinzufügen“ als Schaltfläche angeklickt werden. Die Schaltfläche ermöglicht es dem Nutzer, ein Feld in das Organigramm, an der gewünschten Stelle, einzufügen. Der Nutzer wählt aus, wer in der Hierarchie des Organigramms vor der hinzuzufügenden Schaltfläche steht und welche Ebene oder Person danach kommt.
Dem Hauptgeschäftsführer (CEO) kann eine unterstellte Ebene in Form eines Feldes hinzugefügt werden, die beispielsweise eine der Geschäftsführung unterstellte Abteilung oder eine unterstellte Abteilungsleitung zeigt. Dieser können wiederum andere Abteilungen oder Mitarbeiter unterstellt werden. Diese Gestaltung und das Hinzufügen von Feldern ist mit „Form hinzufügen“ in der „Entwurf“-Registerkarte möglich.


Schritt 4: Anpassen von Hierarchien

Hierarchien können durch eine Änderung des Layouts angepasst werden. Wenn ein Nutzer das Organigramm in PowerPoint entsprechend ändern möchte, dann muss die Form, die verschoben werden soll, per Klick ausgewählt werden.
Wurde die Form ausgewählt, dann kann die Form entweder vertikal durch „Tiefer stufen“ oder „Höher stufen“ verschoben werden, oder horizontal durch „Nach unten“ oder „Nach oben“ in die passende Position gebracht werden. Die Schaltflächen zum Verschieben der Form sind in der „Entwurf“-Registerkarte in den SmartArt-Tools zu finden. Das Organigramm kann jederzeit nach Nutzerwünschen geändert werden. Wenn sich die Struktur eines Unternehmens ändert, Abteilungen oder Positionen andere Hierarchien erhalten, dann können die Formen passend bearbeitet werden.
Wenn eine Abteilung beispielsweise einer anderen Abteilung, durch Strukturveränderungen untersteht, dann kann die „Entwurf“-Registerkarte ausgewählt werden und die visuell herabzusetzende Abteilung kann über die Schaltfläche „Tiefer stufen“ nach unten verschoben werden.


Schritt 5: Formatieren des Organigramms

Das Organigramm kann im Design verändert werden. Ist das Layout wie gewünscht vom Nutzer erstellt worden, dann kann die Formatierung starten. Der Nutzer kann verschiedene Layout-Designs, diverse Farben sowie unterschiedliche Schriftarten ausprobieren. Die entsprechenden Schaltflächen sind im oberen Bildschirm-Bereich zu finden.


Die Alternative #1: Lucidchart – Organigramm erstellen

Wer ein Organigramm in PowerPoint erstellen möchte, der kann das Programm Lucidchart als Add-in nutzen. Das Programm ist in der Testversion kostenlos verfügbar und erweitert die Funktionen zur Organigrammerstellung in PowerPoint. Weitere Informationen finde Sie hier: https://www.lucidchart.com/pages/de/erstellen-sie-ein-organigramm-in-powerpoint#section_1
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Lucidchart – was wird benötigt?

Neben einer modernen PowerPoint-Programmversion von Microsoft, wird das Add-in selbst benötigt. Es muss ein kostenloses Konto bei Lucidchart erstellt werden. Ist das Add-in platziert und wurde ein Konto angelegt, dann kann ein neues Dokument in PowerPoint geöffnet werden. In der Formenbibliothek des Organigramms müssen „+ Formen“ angeklickt und damit weitere, durch das Add-in erhältlich Formen aktiviert werden.


Formenbibliothek von Lucidchart

Ziel ist es, neue Organigrammformen hinzuzufügen. Wurde die Formenbibliothek aktiviert, dann können per Drag-and-Drop die gewünschten Formen in den Arbeitsbereich gezogen werden. Wurden die Formen eingefügt, kann neben einer Form ein Zahnrad-Symbol angeklickt werden. Anschließend kann die Form selbst im Arbeitsbereich bearbeitet werden. Organigrammformen können durch das Add-in auch miteinander verbunden werden. Es können beliebige Hierarchien erstellt und übersichtlich dargestellt werden. Die Verbindung von Organigrammformen gelingt, wenn der Nutzer mit der Maus über die Form fährt und auf den roten Punkt klickt, der erscheint. Anschließend kann die Form in die notwendige Richtung gezogen werden.


Importieren von Daten

Organigramm-Daten können durch das Add-in direkt importiert werden. Dazu ist allerdings eine kostenpflichtige Nutzung von Lucidchart notwendig. Wurde ein kostenpflichtiges Konto erstellt, dann müssen lediglich die Daten vom Nutzer zur Verfügung gestellt werden. Die kostenpflichtige Version von Lucidchart sorgt für den Datenimport und die Erstellung des Diagramms. Damit der Datenimport gelingt, sollten die Daten tabellarisch organisiert und im CSV-Format gespeichert werden. Es können Felder wie Mitarbeiter-ID, Name, Abteilung, Rolle im Unternehmen, E-Mail, Telefon, ID des Vorgesetzten sowie weitere Informationen eingefügt werden. Wurden die notwendigen Daten tabellarisch organisiert und im CSV-Format gespeichert, dann können die Daten über „Daten importieren“ (Schaltfläche) eingefügt werden. Die Schaltfläche für den Datenimport ist unter den Organigrammformen zu finden


Die Alternative #2: Microsoft Visio – Organigramm erstellen

Mit Microsoft Visio können Sie ebenso schnell ein ansprechendes Organigramm erstellen. Wählen Sie dazu einfach nach dem Start von Microsoft Visio den Reiter „Kategorien“ aus und klicken Sie anschließend auf den Punkt „Geschäft“ und wählen Sie „Organigramm“ aus. Bestätigen Sie anschließend durch einen Klick auf den Button „Erstellen„.
Microsoft Visio Organigramm erstellen