Berater-Präsentation: So erstellen Sie die perfekte Consulting-Präsentation!

Als Berater:in  gehört die Berater-Präsentation zu Ihrem alltäglichen Aufgabenbereich. Coachings, Strategien und Analysen werden in aufwendigen Präsentationsfolien visualisiert. Projekte werden Ihren Auftraggeber:innen oder der Geschäftsleitung vorgestellt, neue Konzepte entwickelt oder Ergebnisse aus der Unternehmensberatung übermittelt. 

Hinter einer Consulting-Präsentation steckt viel Arbeit. Die Folien müssen genau durchdacht sein und wichtige Aspekte klar auf den Punkt bringen. Wir zeigen Ihnen heute, wie Sie die perfekte Berater-Präsentation erstellen.

Consulting/Berater-Präsentation: Was ist das?

In den meisten fällen werden Berater-Präsentationen von Außenstehenden eines Unternehmens gehalten: Den Unternehmensberater:innen. In der Präsentation, meist mit PowerPoint, wird das Unternehmen von einem/ einer objektiven Dritten genauer unter die Lupe genommen. Probleme, Chancen, einzelne Bereiche wie Marketing, etc. werden analysiert und Lösungswege aufgezeigt. 

Durch die Consulting-Präsentation werden somit neue Zukunftswege für das Unternehmen aufgezeigt. Manager:innen oder die Geschäftsleitung können daraufhin neue strategische Wege einschlagen. Gerade deswegen ist eine gut durchdachte Präsentation umso wichtiger.

5 Tipps für das Erstellen der perfekten Berater-Präsentation

Um eine professionelle und für die Zuhörer:innen hilfreiche Berater-Präsentation zu erstellen benötigen Sie genügend Zeit. Wie Sie diese sinnvoll nutzen, um am Ende eine gute Präsentation vorstellen zu können erklären wir Ihnen in den folgenden Tipps.

Tipp #1: Die Kernaussage

Die Kernaussage Ihrer Präsentation ist immer der zentrale Punkt, um die sich Ihre Präsentation aufbauen sollte. An erster Stelle steht natürlich die Entwicklung dieser. Ausführliche Informationen dazu und Tipps erhalten Sie im Beitrag Kernaussage/Key Message in Präsentationen.

Wichtig ist es nun, dass Sie die Kernaussage richtig vermitteln. Sie sind Profi in Ihrem Thema. Sie haben sich wochenlang mit der Thematik beschäftigt und kennen alle Hintergründe. Bedenken Sie jetzt, dass die Ihnen gegenübersitzenden Personen Ihrer Präsentation nicht so viele Einsichten wie Sie haben. Die richtige Kommunikation ist das A und O.

Beachten Sie: Ihre Adressaten möchten gar nicht alles wissen.

Viele Informationen, die Sie ermittelt und mühsam analysiert haben, sind für Ihre Zuhörenden gar nicht von Interesse. Überfüllen Sie Ihre Präsentation nicht mit Inhalten. Vor allem nicht mit solchen, die wenig relevant sind. 

Zudem sind Manager:innen oder Geschäftsführende oft mit Zeitmangel behaftet. Das heißt, dass Sie gar keine andere Möglichkeit haben, als sich kurz zu halten und nur das Wichtigste in Ihre Berater-Präsentation aufzunehmen. Kommen Sie schnell zum Punkt. Arbeiten Sie aber gleichzeitig Ihre Kernaussage eindeutig heraus.

Richten Sie sich also nach Ihrer Zielgruppe. Bedenken Sie weniger ist mehr. Bringen Sie die wichtigsten Kernaussagen auf den Punkt. Reduzieren Sie Ihre Präsentation auf das Wesentliche. Im Falle von Nachfragen, haben Sie als Backup noch Ihre Aufzeichnungen mit tiefergehenden Details.

Tipp #2: Alle Interessengruppen beachten

In den meisten Fällen werden die Adressaten Ihrer Berater-Präsentation Manager:innen oder Geschäftsführende sein. In einzelnen Fällen können auch der Betriebsrat oder Mitarbeitende des Unternehmens anwesend sein.

Gestalten Sie Ihre Consulting-Präsentation so, dass Sie möglichst alle Interessengruppen beachten. Das heißt, dass Sie beispielsweise Geschäftsführende anders ansprechen müssen als Mitarbeitende. Der Betriebsrat hat oft andere Fragen als ein/e Manager:in. Seien Sie sich im Vorfeld darüber im Klaren, welche Interessengruppen anwesend sein werden. Überlegen Sie sich, wie Sie alle Interessen der einzelnen Gruppen vertreten können.

Grundlegend lege folgende Interessengruppen auf folgendes wert:

• Geschäftsführende interessieren sich für die Firma als Ganzes. Sie betrachten, inwiefern die Ausführungen das Unternehmen weiterbringen und welche Auswirkungen diese auf das Unternehmen und die Unternehmenskultur haben werden.
• Der Betriebsrat vertritt die Interessenten der Mitarbeitenden. Demnach werden hier vor allem Mitarbeitersituationen betrachtet im Hinblick auf mögliche Änderungen im Unternehmen. Vertraulichkeiten sowie Mitwirkungsperspektiven werden unter die Lupe genommen.
• Mitarbeitende haben hauptsächlich persönliche Interessen: Wie wirken sich Änderungen auf die Position im Unternehmen aus? Gibt es neue Ansprechpartner:innen? Kann ich mir noch vorstellen hier weiterhin zu arbeiten?

Tipp #3: Richtige Foliengestaltung

Welche Struktur sollten Sie verwenden?

Beschränken Sie sich auf eine Botschaft pro Folie. Orientieren Sie sich an der pyramidalen Struktur einer Präsentation. Dabei steht die Kernaussage an der Spitze und hierarchisch darunter gegliedert die Argumente. 

Für jeden Punkt der Pyramide verwenden Sie eine Folie in der Präsentation.Beginnen Sie dabei jeweils mit den Überschriften. Wählen Sie diese so aussagekräftig wie möglich. Nutzen Sie gerne Action Titles. Hierzu finden Sie in unserem Blog einen eigenen Beitrag „Action Titles in Präsentationen“.

Welche Gestaltungselemente sollten Sie verwenden?

Ganz einfach:  Am besten keine. 

Auch wenn oft gesagt wird, dass das Design ebenso ausgereift sein muss, gilt das nicht unbedingt für eine Berater-Präsentation. In diesem Fall ist ein weißer bzw. leerer Hintergrund eher edel anzusehen und sorgt für eine ruhige, nicht ablenkende Darstellung. So werden wichtige Elemente in den Vordergrund gestellt.

Gestalten Sie Ihre Folien also tendenziell eher sparsam. Wenige wichtige Aussagen sollten ausreichend Freiraum auf der Folie erhalten. Das ermöglicht Ihrem Publikum wesentliche Aspekte schneller zu erfassen.

Auch bei der Auswahl der Schriftart sollten Sie keine Experimente wagen. Setzen Sie auf eine klar lesbare Schrift und vermeiden Sie verschnörkelte Schriftarten. Die Lesbarkeit muss gewährleistet sein. Bei der Schriftgröße können Sie mit etwa 20 Punkten rechnen. 

Farben sollten Sie nur gezielt einsetzen. Zu bunte Hintergründe oder Folienelemente lenken schnell ab. Wenn Sie Farben verwenden, dann maximal drei Farben aus einer Standard-Palette.

Wenig Gestaltungselemente, was heißt das für Texte, Bilder oder Diagramme? Auch bei diesen Elementen sollten Sie auf das Prinzip weniger ist mehr setzen. Ihr Text soll schnell erfassbar sein. Das heißt Sie sollten lange Textblöcke vermeiden, damit das Publikum nicht mit Lesen beschäftigt ist, sondern Ihrem Vortrag zuhört. Reduzieren Sie also Text so weit wie möglich. Machen Sie aus ganzen Sätzen einzelne (Schlag-)Worte. 

Auch bei Bildern sollten Sie sparsam sein. Überfrachten Sie Ihre Folien nicht. Verwenden Sie nur Bilder, die im Kontext passen und weniger als Designelement dienen.

Bei Diagrammen müssen Sie ebenso auf Klarheit achten. Reduzieren Sie auch hier so weit wie möglich Inhalte und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Gestalten Sie Diagramme übersichtlich und experimentieren Sie nicht mit zu vielen Farben, etc. Versuchen Sie bei Diagrammen Ihre Kernaussage zu beachten und das Diagramm danach auszurichten.

Betonen Sie was wichtig ist. Alles Unwichtige lassen Sie weg, beziehungsweise halten Sie beispielsweise im Anhang für Nachfragen parat.

Minimalismus der Folien heißt auch: Lassen Sie die Finger von Effekten oder Animationen. 3D-Effekte oder Bewegungen sind in Berater-Präsentationen fehl am Platz und stören nur die wesentlichen Elemente der Folie.

Tipp #4: Üben

Eigentlich ein Punkt, der klar sein sollte: Die Berater-Präsentation sollte vorab geübt werden. Nur so können Sie sicherstellen, dass eventuelle Lücken auffallen oder Stellen klar werden, an denen Sie sich unsicher fühlen.

Als Berater:in müssen Sie souverän präsentieren. Ihr Sie beauftragendes Unternehmen setzt auf Ihre Qualitäten und Erfahrungen. Sie müssen also abliefern. Vernachlässigen Sie den Übungspunkt nicht und nehmen Sie diesen ernst. Präsentieren Sie beispielsweise auch gern vor einem Testpublikum oder lassen Sie Mitarbeitende über Ihre Präsentation schauen.

Wichtig zu beachten ist die Präsentationszeit. Wie schon erwähnt, haben Manager:innen oft nur wenig Zeit. Konzentrieren Sie sich also auch im Vortrag auf das Wichtigste und halten Sie weitere Details auf Nachfrage bereit. Planen Sie während dem Üben einige Minuten für Fragen ein. Tipps, wie Sie die Präsentationszeit einhalten, finden Sie um Blogbeitrag „Präsentationszeit richtig managen“.

Einige Tipps für einen guten Vortrag sind beispielsweise:

• Laut und deutlich sprechen
• Publikum einbeziehen (Tipps im Beitrag Interaktive Präsentationen)
• Persönliche Verbindung zum Publikum aufbauen (Tipps im Beitrag Storytelling)
• Blickkontakt zum Publikum halten
• Aufmerksam sein und Reaktionen des Publikums beachten 

Tipp #5: Präsentationen nach Zeit aufbauen

Oftmals haben Sie bei einer Consulting-Präsentation eine vorgegebene Zeit, die Sie nicht überschreiten dürfen. Diese Varianten gibt es:

• 20 Minuten-Präsentation

Um die Zeit einzuhalten, aber gleichzeitig alles wichtige zu vermitteln brauchen Sie einen roten Faden. Überlegen Sie sich, wie Sie die Struktur aufbauen. An folgender Struktur können Sie sich orientieren:

Situation: Beschreiben Sie den Ist-Zustand. Halten Sie sich hier an dem Publikum bekannte Fakten.

Problem: Erklären Sie das aufgetretene Problem. Beschreiben Sie, welche Auswirkungen dieses haben kann. Es muss klar werden, dass eine für das Publikum relevante Lösung gefunden werden muss.

Lösung: Präsentieren Sie die Lösung. Machen Sie klar, dass dieses die Auswirkungen des Problems positiv beeinflussen kann. Gehen Sie kurz auf die notwendigen Handlungen der Lösung ein.

Nächste Schritte: Bleiben Sie konkret und geben Sie Vorschläge vor. Jetzt ist es an der Reihe des Unternehmens zu handeln.

• 60 Minuten-Präsentation: Statusbericht

Innerhalb einer Stunde haben Sie viel mehr Zeit zu präsentieren und Ihre Ausführungen vollständig vorzustellen. Bedenken Sie trotzdem, dass Sie sich weiterhin an das Prinzip weniger ist mehr halten sollten. Auch wenn Sie jetzt mehr Zeit für Ausführungen haben, sollten Sie das nicht zu sehr ausreizen und den Aufmerksamkeitsverlust von Zuhörenden riskieren.

Die Struktur gleicht grob dem bereit vorgestellten Pyramiden Prinzip. Je nach Thema ist dieses flexibel ausbaubar. Das bedeutet für die Struktur folgendes:

1. Einleitung
2. Fragestellung / Projektauftrag
3. Lösung / Status
4. Details 
5. Entscheidung/die nächsten Schritte
6. Nächste Schritte

Danach folgt eine Fragestellung oder ein Projektauftrag (2).  Hier wiederholen Sie für die Anwesenden den Projektauftrag und erläutern die Kernfrage.

Jetzt folgt bereits die Lösung oder der Status (3). Präsentieren Sie hier die Lösung der Fragestellung. Verdeutlichen Sie, dass Ihr Vorschlag das Problem lösen wird. Je nach Zeit bauen Sie hier Details ein oder halten diese auf Rückfrage bereit.

Im Abschnitt Details (4) stellen Sie in umfangreicher Weise Ihre Lösung vor. Überlegen Sie sich eine gute Struktur – auch gern zuerst auf Papier. Handeln Sie die Punkte Qualität, Kosten, Ressourcen, Zeit und alle weiteren wichtigen Aspekte ab. Gestalten Sie diesen Abschnitt so übersichtlich wie möglich.

Die Folien zur Entscheidung/die nächsten Schritte (5) folgen. Erinnern Sie hier nochmal an das Problem (2) und ihre Lösung (3). Nun ist es an Ihren Auftraggebern eine Entscheidung zu fällen. Geben Sie als nächste Schritte einen Ausblick, wie folgende Handlungen geschehen könnten (zeitlich/Ressourcen, etc.).

• 60 Minuten-Präsentation: Vergleich von Optionen

Wenn es Ihr Auftrag war Optionen zu vergleichen, können Sie sich in 60 Minuten an folgender Struktur orientieren:

Fallbeispiel: McKinsey 7-S-Modell

as 7-S-Modell wurde 1980 von den Unternehmensberatern bei McKinsey erstellt. Es stellt sieben notwendige Kernvariablen dar, die für ein Unternehmen unabdingbar sind und Teile der Beratung sein können.  Viele Unternehmensberater:innen nutzen aufgrund dessen das Modell als Ausgangspunkt für Ihre Berater-Präsentation.

Die sieben Variablen sind die folgenden:

1. Stategy (Strategie): Die Strategie des Unternehmens muss einen Wettbewerbsvorteil gegenüber Konkrrenten bieten.
2. Structure (Struktur): Das hierarchische Gerüst eines Unternehmens liefert wichtige Rahmenbedingungen.
3. Systems (Systeme): Auch die Systeme des Unternehmens bilden den Rahmen für Folgeprozesse.
4. Skills (Spezialfertigkeiten): Alle Fähigkeiten der Mitarbeitenden und Mitglieder des Unternehmens zusammengefasst (Corporate Skills).
5. Staff (Stammpersonal): Mitarbeitende und Mitglieder, die die Ausgestaltung und Demografie des Personalwesens bedingen.
6. Style/culture (Stil): Unternehmenskultur, die vom Management definiert wird.
7. Shared values/siperordinate goals (Selbstverständnis): Unternehmensleitbild: Vermittlung von Werten und Normen (Corporate Identity).

Hierbei stellen Strategie, Struktur und Systeme die harten Faktoren dar. Hingegen sind die restlichen Variablen weiche Faktoren, die leichter greifbar und darstellbar sind.

Nutzen Sie für Ihre Berater-Präsentation gerne das professionell designte 7-S-Modell von PresentationLoad!

Diese Fehler sollten Sie in Ihrer Berater-Präsentation vermeiden

• Präsentationen aus der falschen Perspektive erstellen: Bleiben Sie kundenorientiert. Auch wenn die Präsentation aus Ihrer Feder entspringt, vermeiden Sie „Ich-Formulierungen“. Es geht schließlich nicht um Ihr Unternehmen, sondern um die Beratung eines Unternehmens, dass Sie beauftragt hat. Stellen Sie Empfänger:in und deren Bedürfnisse in den Vordergrund.
• Präsentationsziele missverstehen und falsch projizieren: Überlegen Sie sich während Ihrer Vorbereitung, wofür Sie beauftragt worden sind. Was ist der Zweck und das Ziel der Präsentation? Sollen Sie lediglich Informationen in Form von Fakten weitergeben oder sollen Sie tiefer in die Materie eintauchen und Empfehlungen aussprechen?
• Wenig relevante Überschriften verwenden: Setzen Sie auf klare, aussagekräftige Überschriften. Im Optimalfall verwenden Sie sogar Action Titles. Tipps dazu gibt es in unserem Beitrag Action Titles in PowerPoint  Vermeiden Sie langatmige Überschriften, die über zwei Zeilen hinaus gehen. Orientieren Sie sich an einer Länge von etwa 6-10 Worten. Tipps für die perfekte Länge Ihrer Überschrift finden Sie im Beitrag „Die richtige Länge für PowerPoint-Überschriften“. 
• Fragen offenlassen: Nutzen Sie prägnante Texte, die alle wichtigen Informationen abdecken. Beantworten Sie die „So what“-Frage, das heißt, behalten Sie den Zweck im Auge, was heißt XY für Ihre Kundschaft? Welche Bedeutung haben die projizierten Zahlen
• Fehlende Autorität und technische Vorbereitung: Strahlen Sie Autorität aus. Ihre Kundschaft hat Ihnen Ihr Projekt anvertraut. Sie sollten wissen, wovon Sie reden und Lampenfieber möglichst vermeiden. Sprechen Sie frei oweit möglich und vor allem fehlerfrei. Bedenken Sie technische Hürden. Projizieren Sie Ihre Folien scharf und klar lesbar.
• Falsches Präsentationsende: Vermeiden Sie die Floskel „Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit“ am Ende Ihrer Präsentation. Beenden Sie Ihre Präsentation lieber interaktiv mit einer offenen Frage an Ihre Zuhörenden. Geben Sie alternativ mögliche Ausblicke auf die Zukunft. Weitere Ideen finden Sie im Beitrag „Präsentationsende“.

Fazit: Berater-Präsentation gekonnt erstellen

Der Schlüssel für gute Präsentationen liegt in der richtigen Vorbereitung und darin sich ausreichend Zeit zu nehmen für die Ausarbeitung aller wichtigen Punkte. Beherzigen Sie bei Ihrem nächsten Auftrag für eine Consulting-Präsentation unsere Tipps. Sie werden sehen, um Handumdrehen wird sich die Qualität Ihrer PowerPoint-Präsentation verändern.

Sie haben Fragen zum Thema Berater-Präsentation finden oder PowerPoint allgemein? Zögern Sie nicht und suchen Sie unseren Kontakt per Mail unter [email protected]. Wir helfen Ihnen gerne weiter!

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